Az IP telefon bevezetése egy cég életében olyan befektetés, ami már pár nap alatt érezhető javulást eredményezhet a mindennapos munkavégzésben, hosszútávon pedig garantált a szintlépés a céges kommunikációban, ráadásul költségek és idő szempontjából is ideális megoldás: elég egy fix havi díjat fizetni a VoIP szolgáltatónak, és a telefonokat máris kézhez vehetjük, beüzemelésük pedig alig pár percet vesz igénybe. Tömören: gondozás- és beruházásmentes, ráadásul a home office bevezetésének alapeszköze is lehet.
A modern technológia tehát komoly versenyelőnyhöz juttathatja a vállalkozásokat, mégis a mai napig kevesen élnek az IP telefonok nyújtotta lehetőségekkel, ezért írásunk célja, hogy minden kétséget eloszlatva bemutassuk: az IP telefon bevezetése mind az irodai, mind az otthoni munkavégzés minőségén jelentősen javíthat.
Az IP telefon működése
AZ IP telefon nyújtotta lehetőségeket csak akkor tudjátok igazán kihasználni, ha ismeritek a technológia működési elvét. Az IP telefon látszólag egy sima telefonkészülék, de minden fontos tartozék, ami a funkcionálásához szükséges, virtuális: a felhőben van, ami számos előnnyel jár.
A beüzemeléshez tehát csak 3 tényezőre van szükség:
- Internet kapcsolat: az IP telefon a hagyományos telefonvonal helyett az internetet használja a hang továbbítására, innen is jön a neve: IP= Internet Protokoll
- VoIP szolgáltató: a technológia zavartalan működéséért felel, biztosítja cégetek számára a felhő alapú telefonközpontot, amely rugalmasan bővíthető, beruházásmentes és teljesen alkalmas a hagyományos telefonközpont kiváltására
- Néhány perc: konkrétan addig tart, ameddig a készüléket bekapcsoljuk. Már nem is tűnik olyan vészesnek, ugye?
Az IP telefon bekötése
A fent említett néhány perc megkönnyítésére, az alábbi videóban bemutatjuk a teljes folyamatot. Ugyanis felmerülhet a kérdés, hogy kinek a feladata cégen belül a VoIP technológia felügyelése, illetve a készülékek beüzemelése a cég dolgozói számára. Jó hír, hogy a VoIP technológia zavartalan működéséért teljes mértékben a szolgáltató felel, míg az egyetlen fizikai tartozék, az IP telefon beüzemelése pár perc alatt, játszva elvégezhető, így a modern technológia bevezetése nem jelent extra leterheltséget a cég informatikusainak.
Gyakori félelmek a technológia bevezetése előtt
A modern technológia bevezetését tehát nem a vállalkozás költségvetése vagy a szaktudás hiánya szabotálja, hanem néhány tévhit, ami miatt nem mernek belevágni a vállalkozások a kommunikáció modernizálásába. Ezért a gyakori kérdések helyett a gyakori félelmekre igyekszünk most valós válaszokat adni:
Költség
Tévhit: Felmerülhetnek rejtett költségek – a technológia meghibásodása esetén nem csak a javítás, de az értékes munkaórák elvesztése és a kollégák esetleges kiesése miatt is aggódni kell.
Valóság: A VoIP szolgáltatóknál elérhetőek fix havidíjas konstrukciók, így nem kell tartani az extra kiadásoktól sem. Meghibásodás esetén pedig a szolgáltató felel a készülékek javításáért, mielőbbi cseréjéért, teljesen ingyenesen, a szerződés fennállásának teljes időtartama alatt. Így járunk el a H1 Komm-nál is, nagy becsben tartjuk ügyfeleink idejét, rekord válaszidős ügyfélszolgálatunk azonnal rendelkezésre áll, hogy minimális kellemetlenséggel járjon a folyamat.
Biztonság
Tévhit: A hangminőség ingadozhat, problémák lehetnek a céges eléréssel és a hívásnaplózás, hívásrögzítés, illetve a hanganyagok utánkövetése komolyabb előkészületeket igényel adatvédelmi szempontból.
Valóság: A hangminőség garantáltan kifogástalan, amennyiben a megfelelő szélessávú internet rendelkezésre áll még jobb is lehet, mint a hagyományos telefonvonal esetében. Továbbá beruházás- és gondozásmentes megoldás, ráadásul az adatbiztonság miatt sem kell aggódni, a GDPR adatvédelmi irányelveinek való megfelelés egyszerűbb, mint gondolnánk, itt már írtunk a témában korábban.
Szakértelem
Tévhit: Az interneten keresztüli telefonáláshoz informatikai tudás és számítógép szükséges.
Valóság: Kifejezetten felhasználóbarát megoldásról van szó, pontosan úgy kell használni, mint a már megszokott asztali telefonkészülékünket. Amennyiben softphone megoldást is szeretnénk vállalkozásunkba bevezetni, akkor az IP telefon mellett privát telefonra, tabletre és asztali számítógépre is telepíthető alkalmazással bárhol elérhetőek lesznek a cég dolgozói.
Összegezve tehát: a modern technológia feladata, hogy megkönnyítse az életünket, így az IP telefónia esetében sem kell aggódni, hogy a technológiai váltás a biztonság vagy a minőség rovására megy, illetve, hogy a céges költségvetésre, vagy a cég dolgozóira, informatikusaira extra stressz nehezedne emiatt.
IP telefon otthonra: home office egyszerűen
Nem csak az irodában, de az otthoni munkavégzés esetén is kitűnő megoldás az IP telefon, ez különösen nagy előny a pandémia árnyékában, ahol a cégek túlélése múlik a gyors alkalmazkodóképességen és a rugalmasságon. A modern technológiának köszönhetően a kollégák bárhol, bármikor elérhetőek, nincsenek elveszett hívások.
A megfelelő szolgáltató megválasztásával a home office technikai alapjai akár pár nap leforgása alatt bevezethetőek. A felhő alapú telefonközpont segítségével az otthon dolgozó kolléga bejelentkezik a vállalati telefonközpontba, ezt követően pedig a melléke ott cseng, ahol éppen dolgozik. Ugyanígy a több telephellyel rendelkező cégek is egy központon belül kommunikálhatnak, sőt, külföldi leányvállalatok integrációja is egyszerűen megoldható.
Az IP telefonok nemcsak nagyvállalatoknak jelentenek jó megoldást: a KKV szektorban esetenként még fontosabb az a költséghatékony működés, amit a felhő alapú IP alközpont biztosít.
A technológia modernizálása tehát könnyebb, mint gondolnád. A home office bevezetésének az alapjairól itt írtunk bővebben.
Hogyan válasszunk VoIP telefonszolgáltatót
Az IP telefon használata számos előnnyel jár, ugyanakkor fontos kiemelni, hogy a modern technológia nyújtotta lehetőségekkel akkor tudunk élni, akkor történik tényleges szintlépés a céges kommunikáció terén, ha olyan szolgáltatót választunk, aki valóban leveszi a vállunkról a terhet és biztosítja a modern technológia zavartalan működését. Ebben az esetben behozhatatlan versenyelőnyt jelent az IP telefon és a VoIP technológia a hagyományos telefonközpontokkal szemben. Az alábbi videóban megtekinthető, hogy milyen előnyökkel jár a felhő alapú telefonközpont gyors és zökkenőmentes bevezetése:
A VoIP szolgáltató megválasztásánál a legfontosabb kritériumok:
- Tervezhető és átlátható költségek: nem kell tartani a rejtett kiadásoktól
- Közvetlen és gyors kommunikáció már az igényfelmérés ideje alatt: gyors válaszidős ügyfélszolgálat, emberi hanggal, maximális figyelemmel, hiszen ahogy minden szolgáltatásnál, nem csak a termék, de a partnerkapcsolatok minősége is számít, ezért kifejezetten fontos, hogy meggyőződjünk a szolgáltató villámgyors rendelkezésre állásáról.
- Szakértelem, egyedi igényekre szabott megoldás: több telephelyes munkavégzést, home office kiépítését és a céges kommunikáció skálázhatóságát is biztosítania kell
Részletesen összegyűjtöttünk minden fontos információt, ami a VoIP szolgáltató kiválasztása előtt tudni érdemes, ingyenes tartalmunk itt letölthető.
Együttműködés a H1 Komm-mal
Amennyiben cégünket választod, biztosítjuk, hogy egy fix havidíj fizetése mellett a céges kommunikáció technikai oldalával egyáltalán ne kelljen foglalkoznod. Talán nem is olyan nagy baj az, ha mással tudnál foglalkozni, mint a technikai oldalával a kommunikációtoknak.
Ha cégfilozófiánkat és sikeres együttműködéseinket egy mondatban kéne megfogalmazni, akkor:
Hozzáférést adunk a sikerhez – a felhőből bármi elérhető.
Hozzáférést adunk, mert a modern technológia és a szaktudás mellett tervezhető, bármely cég számára megfizethető díjcsomagot, a vállalkozás egyedi igényeire szabott, rugalmasan alakítható megoldást és minőségi ügyfélszolgálatot, valamint tanácsadást is biztosítunk – tehát minden feltétel adott ahhoz, hogy a céges kommunikációtok szintet lépjen – az információ akadálytalan áramlása, a kollégák elérhetőségének biztosítása pedig elengedhetetlen a közös sikerekhez.
