A legfontosabb tudnivalók a Voip telefonközpontról

Hogyan tervezhető meg a Voip infrastruktúra kiépítése egy vállakozásban?

A hagyományos telefonközpontok helyét egyre inkább átveszi a VoIP technológián alapuló telefonközpont. Az új technológia egy kedvezőbb árú, rugalmasabb és skálázható alternatívát jelent egy cég életében. Egy VoIP technológián alapuló telefonközpont használatakor nem jelent gondot az alkalmazottak számának gyors növekedése, az esetleges konferencia hívások, elérhetőek az automatizált válaszadás és a hívások rögzítése opciók, arról nem is beszélve, hogy maga a rendszer sokkal olcsóbb, mint egy hagyományos telefonközpont. Jól hangzik, nem? És ez még semmi! 

Az egyre népszerűbb home office munkavégzést is nagyszerűen segíti ez a technológia. A pandémia ideje alatt szinte minden cég kénytelen volt home office-ra átállni és a megfelelő infrastruktúra hiánya sok munkáltatónál gondot jelentett. A Voip technológia rugalmas, és a számítógépen, vagy akár egy mobiltelefonon (egy egyszerű szoftveres megoldással) elérhetővé teszi az irodát. Sőt, a változatos funkcióknak köszönhetően nem elképzelhetetlen, hogy egy cég teljesen remote csapatokkal oldja meg az ügyfélszolgálatot. Egy ilyen távmunkában dolgozó csapat jelentős költséget megspórolhat, a Voip technológia teljes kontrollt biztosít a csapat fölött és egy esetleges újabb járvány hullám már nem érheti készületlenül a céget. A Voip egy kedvező árú és flexibilis alternatíva, aminek köszönhetően az irodai munkavégzés és telefonálás bárhonnan elérhetővé válik, ahol van internetkapcsolat. 

Mielőtt bővebben részleteznénk, hogy miért is éri meg Voip technológiára váltani, nézzük meg, mi is az a Voip valójában.

A VoIP technológia

A Voip, azaz Voice over IP szó szerint az interneten keresztüli hangátvitelt jelenti. Ez a technológia a meglévő, kiépített LAN rendszeren keresztül valósítja meg a hangátvitelt, ellentétben a hagyományos telefonok által használt külön erre a célra lefektetett telefonos vezetékekkel és csatlakozásokkal.

Tekintve, hogy manapság szinte mindenhol van kiépített LAN rendszer, azaz internet, ezért a VoIP hívások egy lényegesen kedvezőbb árú alternatívaként jelennek meg a piacon. A rendszer kiépítéséhez nincs szükség különálló hálózat kiépítésére és karbantartására, csupán egy asztali telefonkészülék, vagy akár számítógéphez csatlakoztatott headset is elegendő lehet. Ez mind a szolgáltatónak, mind pedig a felhasználónak költségmegtakarítással jár. Ráadásul a  szolgáltató hálózatán belüli hívások jellemzően ingyenesek, ugyanis ezek a hívások csak az internetet veszik igénybe, továbbá arra is van lehetőség, hogy más Voip szolgáltató előfizetőjét is ingyenesen hívhatjuk. Igen, jól olvastad! Ingyenes a telefonálás… 

A VOIP telefonközpontok előnyei

A VOIP technológia mindenki számára egy előnyös alternatíva, ha telefonálásról van szó, de talán a leginkább azok a cégek tudnak profitálni ebből a technológiából, akiknek nagyobb volumenű telefonos kommunikációra van szükségük, mint például egy ügyfélszolgálat vagy sales csapat fenntartásánál. Egy Voip alapú telefonrendszer számos olyan extra funkcióval rendelkezik, ráadásul szinte felár nélkül, amelyek nagyban megkönnyítik a munkavégzést. A technológia gyors, hatékony és megbízható, a VOIP rendszerben az áramszünet ideje alatt sem vesznek el a hívások.

Nézzük meg kicsit részletesebben, miért is éri meg VOIP rendszerre váltani:

  • A rendszer egyik legnagyobb előnye, hogy nincs helyhez kötve, ahol van internet, ott máris használható ez a technológia. Egy szoftveres telepítéssel akár számítógépen keresztül, vagy mobilról, úton vagy otthonról telefonálhatunk,  bárhová elhozza az irodai infrastruktúrát. Egy rugalmas megoldást nyújt bármilyen élethelyzetre, legyen szó járványról, vagy ha költséghatékonyabban szeretnénk dolgozni, vagy pedig a cégünk tevékenysége országhatárokon is átnyúlik, akkor akár más országban is lehet ügyfélszolgálatot felállítani, vagy a világon bárhonnan alkamazhatóak kollégák. A végberendezéssel (legyen az egy szoftver vagy egy konkrét IP-telefon) a világon akárhonnan be lehet jelentkezni a szolgáltatóhoz, amennyiben van internet elérésünk. Mondjuk például Hawaiiról. Jó, mi? 
  • Az IP-alapú beszélgetés jóval olcsóbb a hagyományos távbeszélőn folytatottnál, mivel itt nincs szükség egy különálló hálózat kiépítésére és karbantartására; ez mind a szolgáltatónak, mind pedig a felhasználónak jelentős költségmegtakarítással jár. A felhasználók tulajdonképpen az általuk ki nem használt szélessávú internet elérést fektetik a telefonálásba, gyakorlatilag extra költség nélkül. Egy szolgáltató hálózatán belüli hívások jellemzően ingyenesek, hiszen ezek csak az internetet veszik igénybe, de arra is van lehetőség, hogy az egyik Voip szolgáltató előfizetője ingyenesen hívja egy másik Voip szolgáltató előfizetőjét.
  • A rendszer képes konferencia hívások kezelésére is, illetve számos olyan funkcióval is rendelkezik, amelyeket egy hagyományos telefonközpont csak borsos felár ellenében nyújt, mint például a hívásrögzítés, az automata válasz, hívásátirányítás. A céges ki-és bejövő hívásoknak, telefonvonalak számának csak a sávszélesség szab határt, a rendszer könnyedén skálázható a pillanatnyi igényeknek megfelelően.

VoIP terminus technicus – kifejezések, amikkel jó tisztában lenni

A Voip rendszer terminológiája, mint minden szakmáé, a kívülállók számára nehezen követhető, ezért a legfontosabb kifejezéseket az alábbi listában gyűjtöttük össze. Ezeknek a szavaknak az ismerete segítheti a megértést is a Voippal kapcsolatos források tanulmányozásakor.

  • Session Initiation Protocol (SIP)  egy internet-kommunikációs protokoll két vagy több résztvevő közötti kommunikációs kapcsolat felépítésére
  • Public switched telephone network (PSTN) egy nyilvános kapcsolt távbeszélő-hálózat
  • SIP Trunking : a SIP Trunk vagy trönkök lényegében telefonvonal-trönkök, melyeket IP-n keresztül a hangátvitelt biztosítják a SIP protokoll segítségével.
  • Dynamic Host Configuration Protocol (DHCP) A dinamikus állomáskonfiguráló protokoll (angolul Dynamic Host Configuration Protocol, rövidítve DHCP) tulajdonképpen egy számítógépes hálózati kommunikációs protokoll. Ez a protokoll kivitelezi, hogy a TCP/IP hálózatra csatlakozó hálózati végpontok (például számítógépek) automatikusan megkapják a hálózat használatához szükséges beállításokat. Ezek a végpontok az alábbiak lehetnek: IP-cím, hálózati maszk, alapértelmezett átjáró.
  • Private Branch Exchange (or PBX) A PBX egy privát telefon alközpont, amely helyt kaphat az irodában is, azaz lehet helyszíni vagy lehet felhő alapú is, amikor a szolgáltató gondoskodik a technikai háttérről.
  • Quality of service (QOS) a szolgáltatás minősége
  • Power over Ethernet (POE) egy olyan technológia, amely lehetővé teszi a készülékek számára, hogy a működésükhöz szükséges áramot az Ethernet adathálózaton keresztül kapja
  • Uninterruptible Power Supply (UPS) szünetmentes tápegység vagy biztonsági energiaellátás

Hogyan tervezhető Voip infrastruktúra a vállalkozásban – mire érdemes figyelned?

Először az érdemes felmérni, hogy mekkora az a forgalom, amelyet a rendszernek el kell bírnia. Itt az elsődleges dolog, amit figyelembe kell venni, az a sávszélesség. A Voip technológia igen kényes a sávszélességre. Ahhoz, hogy a beszélgetések tiszták legyenek és ne szakadozzanak (hiszen pont ezt a jelenséget akarjuk végleg a múltba tudni), megfelelő kell legyen a szávszélesség (egy szám, amely megmutatja, hogy milyen sebességgel lehet le- illetve feltölteni az Internetre adott idő alatt). Ezért első lépésként ki kell deríteni, hogy mekkora a feltöltési és letöltési sebesség. Ennek kiderítésére különböző online oldalak léteznek, illetve a szolgáltató oldalán is elérhető ez az információ. Érdemes a vezetékes internetkapcsolat sebességét megmérni, a Wifi hálózat nem mutat olyan pontos értéket.

Ha ez az érték megvan, akkor a következő adatokkal lehet számolni Voip hanghívások esetében. Attól függően, hogy a szolgáltató tömörített vagy tömörítés nélküli hangátvitelt használ, az értékek eltérhetnek, ezért minden esetben érdemes tájékozódni a szolgáltatónál.

  • A tömörítés nélkül Audio (G711 Codec) 87 kbps-ot használ minden egyidejű híváskor (NEB)
  • A tömörített Audio (G729 Codec) pedig 33 kbps-ot használ minden egyidejű híváskor (NEB)

Ha megvan a sávszélesség, akkor már csak azt kell megnézni, hány ember használhatja egyidejűleg a rendszert, ugyanis értelemszerűen öt ember ötször annyi sávszélességet emészt fel, mint egy. 

Ez számokkal, egy átlagos internetkapcsolat esetén (DSL kapcsolat: 256 kbps feltöltés / 4000 kbps letöltés), a következőképpen néz ki:

  • tömörítés nélkül 256 kbps / 87 kbps = 3 egyidejű hívás bonyolítható
  • tömörítetten pedig 256 kbps / 33 kbps = 7 egyidejű hívást bír el a rendszer.

Érdemes arra figyelni, hogy mindig a feltöltési sávszélességgel számoljunk, mert DSL kapcsolatnál ez lehet a szűk keresztmetszet. A fenti példánál maradva, ha több mint 3 illetve 7 egyidejű hívással kell számolni, mert mondjuk eddig 8 ügyfélszolgálatos volt a cégnél és folyamatosan égtek a vonalak, ebből egyértelműen megállapítható, hogy a Voip rendszer telepítéséhez és a megfelelő működéshez nagyobb sávszélességre van szükség.

A következő eszköz, amire szükség van, az a router. Itt tudni kell, hány telefont kell majd csatlakoztatni a routerhez, ill. van-e elegendő szabad port routerünkön. Amennyiben nincs, úgy egy switch közbeiktatásával bővíthetjük a kapacitást.

Azt is el kell dönteni, hogy a Voip hívásokat egy különálló internet kapcsolattal kívánjuk-e bevezetni. Ha esetleg nem, akkor célszerű olyan eszközt választani, amely rendelkezik QoS (Quality of service) szolgáltatással, mivel ez a szolgáltatás biztosítja, hogy a hang elsőbbséget élvezzen az internetes böngészéssel, levelezéssel szemben, és ezzel segít abban, hogy kifogástalan legyen a hívás minősége. 

Előre érdemes átgondolni azt is, hogy milyen egyéb szolgáltatásokra lesz szükség még az irodában. Itt ugyan nem az ebédfutárra gondolunk, de mondjuk arra, hogy esetleg lenne-e igény egy  VPN (virtuális magánhálózat) kapcsolat kiépítésére, vagy drótnélküli eszközök használatára (WiFi). Mindenképp érdemes a Voip szolgáltatóval is egyeztetni, hogy melyik lenne a kialakult igényekre a legmegfelelőbb megoldás.

A telefonkészülék kiválasztásánál is érdemes kicsit utánaolvasni a lehetőségeknek. A lehető leginkább költség- és helyhatékony megoldás a szoftveres telefon, amely – amint a neve is mutatja –  egy szoftver, amelyet a számítógépre kell telepíteni. Kiegészítésképpen elég egy megfelelő mikrofonos headset és máris lehet telefonálni. Természetesen ez a szoftver mobil készülékre is telepíthető, ezzel kikerülhető az egész napos, kötelező jellegű irodában való ücsörgés, ha éppen fontos hívást várunk. Természetesen beruházhatunk Voip telefonokra is, ezekből a készülékekből széles választék érhető el, a wifi-s telefontól a megszokott analóg telefonokig.

Ha a rendszer követelményekkel nagyjából tisztában vagyunk, akkor jöhetnek az extrák, amelyek szolgáltatónként változhatnak, mint a hangposta és a hívásátirányítás, a hívás rögzítése, az automatikus üdvözlő üzenet, a híváselutasítás, és a konferenciahívás és számos egyéb szolgáltatás. Ezek az opciók nagyon fontosak, hiszen az ügyfélszolgálat vagy pedig a sales team hatékonysága növelhető és az ügyfélélmény pedig sokkal élvezetesebbé tehető – szóval mindenképpen a cég által nyújtott szolgáltatást teszi jobbá. Érdemes egy listát készíteni arról, hogy melyek azok a funkciók, amelyekre mindenképpen szükség van, melyek azok, amelyek nem képezik kompromisszum tárgyát és ezeket szem előtt tartva kell leülni tárgyalni a szolgáltatóval.

És végezetül még egy fontos kérdést el kell dönteni, hogy inkább on-site hoszting a kényelmesebb megoldás a vállalkozásodnak, azaz az egész rendszer ki van építve a cég irodájában, vagy pedig felhő alapú hoszting a nyerő megoldás, amikor mindenről a szolgáltató gondoskodik. Természetesen mind a két módszernek vannak előnyei és hátrányai, mint ahogy ezt az alábbi táblázatok is szemléltetik:

Mennyire biztonságos a Voip telefonközpont?

Végezetül: a biztonság minden vállalat számára nagyon fontos. Sokakban felmerülhet a kérdés, hogy mennyire biztonságos egy felhő alapú rendszer vagy pedig az interneten keresztül futó telefonhívások. Hiszen manapság mást sem lehet hallani, mint hogy ezt meghekkelték, azt lehallgatták és őszintén szólva, nincs olyan cégvezető, aki szeretné, hogy a céges titkai mások számára hozzáférhetővé váljanak.

Szerencsére a Voip rendszerek jellemzően nagyon komoly biztonsági protokollal rendelkeznek. Természetesen van eltérés, ha felhő alapú rendszerünk van, ott minden biztonsági protokollt a szolgáltató lát el, míg ha a vállalat saját maga hosztolja a rendszert, akkor bizony a megfelelő védelemről és tűzfalakról az adott cégnek kell gondoskodnia. Mindenesetre mielőtt bármilyen szolgáltatást megrendelnénk, érdemes megérdeklődni a szolgáltatótól, hogy milyen védelmi protokollokat használnak, és a munkatársak milyen képzésben részesültek, mi a teendőjük egy esetleges biztonsági vész esetén.

Összegzés

Összességében elmondható, hogy a Voip telefonközpont egyre elterjedtebbé válik a technológia fejlődésével, ugyanis ez egy sokkal kedvezőbb árú, skálázható és több extrával rendelkező rendszer, mint a hagyományos telefonközpont. Lassan elmondható, hogy nem éri meg és akár anyagi veszteséget is okozhat a régi vezetékes telefonokhoz való ragaszkodás, hiszen a vállalati szférában szinte mindenki átáll a Voip rendszerre. Ezzel az átállással jobb ügyfélélmény garantálható és ráadásul pénzt is megtakarítasz, amelyet a céged egyéb fejlesztésekre tud fordítani – ami végeredményben jobb piaci pozicionálást eredményez.

Oszd meg cikkünket a kedvenc csatornádon, vagy küldd el az ismerőseidnek!

Share on twitter
Twitter
Share on pinterest
Pinterest
Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn

Hasonló bejegyzések