Softphone bevezetése: fontos tudnivalók cégeknek

A softphone használata számos előnnyel jár egy vállalkozás életében: a felhőszolgáltatások megjelenésével nem csak a fizikai tárhelyek és telefonközpontok helyeződtek át a virtuális térbe, hanem az asztali telefonkészülékek kiváltására alkalmas szoftvermegoldás (software phone) vagyis softphone is rendelkezésünkre áll, hogy hatékonyabbá tegyük a céges telefonálást.

A softphone egy olyan applikáció, amely lehetővé teszi, hogy a cég dolgozói bárhol elérhetőek legyenek, élvezzék a telefonos munkavégzésben is a maximális rugalmasságot, kihasználva teljes eszközparkjukat: léteznek nem csak desktop-ra, de tabletre és okostelefonra is letölthető softphone applikációk.

Költséghatékony, zökkenőmentesen működik, központilag történnek a frissítések és az eszközpark cseréjekor sem kell félni az elveszett adatoktól, eltűnt kontaktlistáktól: ilyen egy jól megválasztott softphone megoldás, ehhez azonban elengedhetetlen, hogy minden fontos tudnivalóval tisztában legyen a cég a bevezetése előtt – csak így jelent tényleges versenyelőnyt a vállalkozás életében.

Három fontos technikai feltétel

A felhőszolgáltatások előnyeiről már írtunk bővebben – a softphone esetében is igaz, hogy a virtuális tér nyújtotta lehetőségek nem csak az asztali készülékek kiváltásra alkalmasak, hanem messze túlszárnyalják a fizikai telefonok eszköztárát – ehhez azonban teljesülnie kell három fontos technikai feltételnek.

  1. A softphone működésének hátterében a VoIP technológia áll, ahogy a nevében is benne van Voice Over Internet Protocol – ez a szolgáltatás teszi lehetővé, hogy az interneten keresztül tudjuk a telefonos munkavégzést kivitelezni. Ezért elengedhetetlen a megfelelő VoIP szolgáltatót kiválasztani, aki biztosítja a technológia gyors és zavartalan bevezetését, és az applikáció IP alközpontba való integrálását.
  2. Természetesen a másik fontos feltétel a megfelelő szélessávú internetkapcsolat megléte, ebben az esetben gond nélkül telefonálhatnak a cég dolgozói az IP alközpontba integrált softphone applikáción keresztül.
  3. Headset és mikrofon használata is javasolt, hogy kizárjuk a zavaró háttér zajokat és maximális minőséget élvezzük a munkahelyi telefonálás közben.

 

A softphone 4 legnagyobb előnye

A cégek számára az egyik legfontosabb, hogy pontosan ismerjék, hol és milyen formában tud javítani a softphone a céges kommunikáción, ezért bemutatjuk a softphone használat legfőbb előnyeit.

1. Rugalmas munkavégzés és home office

A softphone-nak köszönhetően a cég dolgozói bárhová magukkal vihetik a munkahelyüket: az asztali telefonkészülék korlátait túlszárnyalva, ugyanaz a funkcionalitás elérhető a kolléga desktop-ján, tablet-én vagy okostelefonján keresztül. Ezáltal a softphone bevezetése nagyban megkönnyíti a home office technikai alapjainak a kiépítését – a modern és versenyképes munkahely egyik legfontosabb feltételét.

2. Kiterjesztett funkcionalitás 

Egy softphone mindent tud, amit egy asztali telefonkészülék, de emellett extra funkciók is segítik a zavartalan munkavégzést és az elérhetőséget. 

Információ megosztása cégen belül: a kollégákkal és céges szinten is megoszthatóak a névjegyek, ügyfél adatok – aki valaha próbált már egy fontos kontaktot kinyomozni, amire sürgősen szükség volt, ismerheti, hogy mekkora előnyt tud jelenteni egy olyan szoftver, ami segíti az információ akadálytalan áramlását.

Sokoldalú kommunikációs csatorna: a szokásos hívások mellett van lehetőség videokonferenciára és azonnali üzenetküldésre is, ráadásul a kollégák aktuális státuszát is mutatja a rendszer (online, offline állapot, szabadságolás vagy betegség).

Hangposta: az audiofájl-t rögtön megkaphatjuk email-ben, vagy akár push notification-ként okostelefonunkra, így egyetlen üzenet sem tűnik el a süllyesztőben. Léteznek olyan softphone megoldások is, amelyek a hangüzenet átiratát szövegesformátumban is elküldik, így akár meeting közben, gyorsan átfuthatjuk folyamatban lévő ügyeinket. 

Intuitív használat: Az asztali telefonkészülékekkel szemben, ahol emlékezni kell, hogy melyik gomb szakítja meg vagy továbbítja az adott telefonhívást, a softphone felülete rendkívül felhasználóbarát: a drag and drop funkcióval egyszerűbben kezelhetjük hívásainkat, vizuális és részletes caller ID-val a céges telefonálás jelentősen hatékonyabbá tehető.

Röviden: a softphone alkalmazásnak köszönhetően, ami eddig csak audio formában állt a dolgozók rendelkezésére az asztali telefonkészülékeiken keresztül, most vizuálisan is elérhető, rugalmasan, távmunka közben is.

3. Egységes kommunikációs platform

Az egységes platform előnye, hogy egy helyről könnyebb felügyelni és finomhangolni a céges kommunikációt, legyen szó rövid üzenetváltásokról, vagy videohívásokról, számos olyan kommunikációs csatornát, amelyet külön-külön használnak a cég dolgozói központosítani lehet egy jól megválasztott softphone megoldásban.

Az egységes kommunikációs platform a céges információáramlás utánkövethetőségét és ellenőrzését is biztosítja. A softphone alkalmazásán belül egy helyen tudunk tárolni minden fontos információt, nincsenek elveszett hívások se: az egységesítésnek köszönhetően, ha egy ügyfél a szabadságon lévő kollégát keresi, a rendszer rögtön átírányítja a hívást.

Amennyiben a cégnél követelmény a telefonos munkavégzés minőségének monitorozása, ez központilag, egységesen szintén sokkal egyszerűbben megtehető.

4. Gondozásmentes és költséghatékony megoldás

Nincs technikai feladata a vállalkozásnak a softphone beüzemelését követően, központilag történnek a frissítések, a telefonos rendszer bővítése is beruházásmentesen megoldható: költséghatékony és felhasználóbarát megoldás, ami a modern munkahely kialakításának az alapfeltétele. 

A softphone bevezetése előtt

Javasolt alaposan felmérni cégünk jelen és jövőbeli igényeit, hogy olyan softphone megoldást válasszunk, amely megalapozza vállalkozásunk hosszútávú versenyképességét – ezért bemutatunk néhány kulcstényezőt, amit mindenképpen mérlegelni kell az applikáció bevezetése előtt. 

Operációs rendszerek kompatibilitása: Fontos olyan megoldást választani, amely több operációs rendszert is támogat, nem csak desktop-ra lehet letölteni, de a dolgozók telefonjára is, tehát kompatibilis az Android és IOS rendszereivel. Olyan szoftvermegoldások is léteznek, amelyeket böngészőből is zökkenőmentesen használhatunk, így érdemes ezt az opciót is megfontolni, különösen akkor, ha egy desktop app nem tudná támogatni megfelelően a cég munkáját, mert a kollégák nagy része távmunkában dolgozik.

Funkcionalitás és árazás: Különböző árazási opciók közül lehet választani – fontos mérlegelni, hogy melyik az a funkcionalitás, ami hosszú távon is kiszolgálja a vállalkozás igényeit, illetve érdemes utánajárni a fizetési feltételeknek is, és mérlegelni, hogy a havi díjas konstrukció, vagy a hosszú távú szerződés éri meg jobban vállalkozásunknak.

Érdemes utánajárni, hogy több telephelyes működés és nemzetközi hívások esetén milyen opciók közül választhatunk: külföldi hívásoknál olyan szoftvermegoldás is létezik, ami dinamikus caller ID-t tesz lehetővé, ez a funkció lokalizálja a céges telefonszámot, így megbízhatóbb és professzionális hatást kelt nemzetközi ügyfeleknél.

VoIP szolgáltató kiválasztása: Mivel a softphone működésének hátterében a VoIP technológia áll, ezért különösen nagy hangsúlyt kell fektetni a megfelelő és megbízható VoIP szolgáltató kiválasztására – ebben az esetben nincs is más dolga a cégnek, az applikáció automatikusan frissül, központilag konfigurálható és könnyen integrálható a vállalati IP telefonközponthoz. Ideális esetben a VoIP szolgáltató közreműködik mind a funkcionalitás és árazási kérdések, mind a technikai bevezetéshez szükséges tudnivalók kapcsán (operációs rendszer kompatibilitása).

 

Együttműködés a H1 Komm-mal

Cégünknél fontosnak tartjuk, hogy a lehető legnagyobb rugalmasságot nyújtsuk leendő ügyfeleinknek, megkönnyítve a softphone bevezetését. Ezért biztosítjuk a tesztidőszakot, ahol kötöttségek nélkül kipróbálhatja szolgáltatásunkat, amennyiben elégedett velünk, átlátható, fix, havi díjas árazás és hűségidő, illetve rejtett költségek nélkül választhatja a H1 Komm szolgáltatását.

Amennyiben a cégéhez pontosan illeszkedő softphone megoldást szeretne, amely hosszú távon is kiszolgálja vállalkozása igényeit és biztosítja a modern technológia minden előnyét a cég dolgozói számára, a H1 Komm-nál állunk rendelkezésére.

Oszd meg cikkünket a kedvenc csatornádon, vagy küldd el az ismerőseidnek!

Share on twitter
Twitter
Share on pinterest
Pinterest
Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn

Hasonló bejegyzések