Softphone bevezetése: fontos tudnivalók cégeknek

A softphone használata számos előnnyel jár egy vállalkozás életében: a felhőszolgáltatások megjelenésével nem csak a fizikai tárhelyek és telefonközpontok helyeződtek át a virtuális térbe, hanem az asztali telefonkészülékek kiváltására alkalmas szoftvermegoldás (software phone) vagyis softphone is rendelkezésünkre áll, hogy hatékonyabbá tegyük a céges telefonálást.

De mi a csuda ez a softphone?

A softphone egy olyan applikáció, amely lehetővé teszi, hogy a céged dolgozói bárhol elérhetőek legyenek, élvezzék a telefonos munkavégzésben is a maximális rugalmasságot, kihasználva a teljes eszközparkjukat: léteznek nem csak desktopra, de tabletre és okostelefonra is letölthető softphone applikációk.

Költséghatékony, zökkenőmentesen működik, központilag történnek a frissítések és az eszközpark cseréjekor sem kell félni az elveszett adatoktól, eltűnt kontaktlistáktól: ilyen egy jól megválasztott softphone megoldás. Ehhez azonban elengedhetetlen, hogy minden fontos tudnivalóval tisztában legyen a cég a bevezetése előtt – csak így jelent tényleges versenyelőnyt a vállalkozás életében. 

Készen állsz, hogy megtudj mindent erről a kis csodáról? Akkor vágjunk is bele!

Három fontos technikai feltétel

A felhőszolgáltatások előnyeiről már írtunk bővebben – a softphone esetében is igaz, hogy a virtuális tér nyújtotta lehetőségek nem csak az asztali készülékek kiváltásra alkalmasak, hanem messze túlszárnyalják a fizikai telefonok eszköztárát. Ehhez azonban teljesülnie kell három fontos technikai feltételnek – picit olyan, mint a mesékben, igaz? 

  1. A softphone működésének hátterében a VoIP technológia áll, ahogy a nevében is benne van Voice Over Internet Protocol – ez a szolgáltatás teszi lehetővé, hogy az interneten keresztül tudjuk a telefonos munkavégzést kivitelezni. Ezért elengedhetetlen a megfelelő VoIP szolgáltatót kiválasztani, aki biztosítja a technológia gyors és zavartalan bevezetését, és az applikáció IP alközpontba való integrálását.
  2. Természetesen a másik fontos feltétel a megfelelő szélessávú internetkapcsolat megléte, ebben az esetben gond nélkül telefonálhatnak a cég dolgozói az IP alközpontba integrált softphone applikáción keresztül.
  3. Headset és mikrofon használata is javasolt, hogy kizárjuk a zavaró háttérzajokat és maximális minőséget élvezzük a munkahelyi telefonálás közben.

És a legjobb az egészben: ez nem is mese!

A softphone 4 legnagyobb előnye

Sok cég számára az egyik legfontosabb, hogy pontosan ismerjék, hol és milyen formában tud javítani a softphone a céges kommunikáción. Ha idáig olvastad ezt a cikket, akkor gondolom, te is kiváncsi vagy a softphone használat legfőbb előnyeire!

1. Rugalmas munkavégzés és home office

A softphone-nak köszönhetően a munkatársaid bárhová magukkal vihetik a munkahelyüket: az asztali telefonkészülék korlátait túlszárnyalva, ugyanaz a funkcionalitás elérhető a kolléga desktopján, tablet-én vagy okostelefonján keresztül. Ezáltal a softphone bevezetése nagyban megkönnyíti a home office technikai alapjainak a kiépítését – a modern és versenyképes munkahely egyik legfontosabb feltételét. 

2. Kiterjesztett funkcionalitás 

Egy softphone mindent tud, amit egy asztali telefonkészülék. Csak hogy még ennél is többet: extra funkciók segítik a zavartalan munkavégzést és az elérhetőséget. 

Információ megosztása cégen belül: a kollégákkal és céges szinten is megoszthatóak a névjegyek, ügyfél adatok – aki valaha próbált már egy fontos kontaktot kinyomozni, amire sürgősen szükség volt, tudja, hogy mekkora előnyt jelenthet egy olyan szoftver, ami segíti az információ akadálytalan áramlását. Nincs több “de hát, én felírtam magamnak valahová…”, sem “Gyöngyi, nem tudod, hol van…?”, és “Valaki látta…?”. 

Sokoldalú kommunikációs csatorna: a szokásos hívások mellett van lehetőség videókonferenciára és azonnali üzenetküldésre is, ráadásul a kollégák aktuális státuszát (munkastátuszát!!)  is mutatja a rendszer (online, offline állapot, szabadságolás vagy betegség).

Hangposta: a hangfájlt rögtön megkaphatjuk e-mailben, vagy akár push notification-ként okostelefonunkra, így egyetlen üzenet sem tűnik el a süllyesztőben. Léteznek olyan softphone megoldások is, amelyek a hangüzenet átiratát szöveges formátumban is elküldik, így akár meeting közben, ha rendelkezünk némi multitasking képességgel, gyorsan átfuthatjuk folyamatban lévő ügyeinket. 

Intuitív használat: Az asztali telefonkészülékekkel szemben, ahol emlékezni kell, hogy melyik gomb szakítja meg vagy továbbítja az adott telefonhívást, a softphone felülete rendkívül felhasználóbarát: a drag and drop funkcióval egyszerűbben kezelhetjük hívásainkat, vizuális és részletes caller ID-val a céges telefonálás jelentősen hatékonyabbá tehető.

Röviden: a softphone alkalmazásnak köszönhetően, ami eddig csak audio formában állt a dolgozók rendelkezésére az asztali telefonkészülékeiken keresztül, most vizuálisan is elérhető, rugalmasan, távmunka közben is.

3. Egységes kommunikációs platform

Az egységes platform előnye, hogy egy helyről könnyebb felügyelni és finomhangolni a céges kommunikációt, legyen szó rövid üzenetváltásokról, vagy videohívásokról. Számos olyan kommunikációs csatornát, amelyet külön-külön használnak a céged dolgozói központosítani lehet egy jól megválasztott softphone megoldással.

Az egységes kommunikációs platform a céges információáramlás utánkövethetőségét és ellenőrzését is biztosítja. Bonyolultnak hangzik, de csak annyit jelent, hogy a softphone alkalmazásán belül egy helyen tudunk tárolni minden fontos információt, nincsenek elveszett hívások se: az egységesítésnek köszönhetően, ha egy ügyfél a szabadságon lévő kollégát keresi, a rendszer rögtön átírányítja a hívást.

Amennyiben a cégednél követelmény a telefonos munkavégzés minőségének monitorozása, ez központilag, egységesen szintén sokkal egyszerűbben megtehető. Sokkal, sokkal egyszerűbben. 

4. Gondozásmentes és költséghatékony megoldás

Nincs technikai feladata a vállalkozásodnak a softphone beüzemelését követően, központilag történnek a frissítések, a telefonos rendszer bővítése is beruházásmentesen megoldható: így kijelenthetjük, hogy kapsz egy költséghatékony és felhasználóbarát megoldást, ami a modern munkahely (és feltételezem, a céged az) kialakításának az alapfeltétele. 

A softphone bevezetése előtt

Javasolt alaposan felmérni céged jelen és jövőbeli igényeit, hogy olyan softphone megoldást válassz, amely megalapozza vállalkozásod hosszútávú versenyképességét. Ezért bemutatunk néhány kulcstényezőt, amit mindenképpen mérlegelni kell az applikáció bevezetése előtt. 

Operációs rendszerek kompatibilitása: Fontos olyan megoldást választani, amely több operációs rendszert is támogat, nem csak desktopra lehet letölteni, de a dolgozóid telefonjára is, tehát kompatibilis az Android és IOS rendszereivel. Olyan szoftvermegoldások is léteznek, amelyeket böngészőből is zökkenőmentesen használhatunk, így érdemes ezt az opciót is megfontolni, különösen akkor, ha egy desktop app nem tudná támogatni megfelelően a cég munkáját, mert a kollégák nagy része távmunkában dolgozik.

Funkcionalitás és árazás: Különböző árazási opciók közül lehet választani. Gondold át, hogy melyik az a funkcionalitás, ami hosszú távon is kiszolgálja a vállalkozásod igényeit, illetve érdemes utánajárni a fizetési feltételeknek is, és mérlegelni, hogy a havi díjas konstrukció, vagy a hosszú távú szerződés éri meg jobban vállalkozásodnak.

A matek után pedig érdemes megnézni, hogy több telephelyes működés és nemzetközi hívások esetén milyen opciók közül választhatsz: külföldi hívásoknál olyan szoftvermegoldás is létezik, ami dinamikus caller ID-t tesz lehetővé. Ez a funkció lokalizálja a céges telefonszámot, így megbízhatóbb és professzionális hatást kelt nemzetközi ügyfeleknél. És ez, valljuk be, sosem árt. 

VoIP szolgáltató kiválasztása: Mivel a softphone működésének hátterében a VoIP technológia áll, ezért különösen nagy hangsúlyt kell fektetni a megfelelő és megbízható VoIP szolgáltató kiválasztására. Ezzel kapcsolatosan nincs is más dolga a cégednek, az applikáció automatikusan frissül, központilag konfigurálható és könnyen integrálható a vállalati IP telefonközponthoz. Ideális esetben a VoIP szolgáltató közreműködik mind a funkcionalitás és árazási kérdések, mind a technikai bevezetéshez szükséges tudnivalók kapcsán (operációs rendszer kompatibilitása).

 

Együttműködés a H1 Komm-mal

Cégünknél fontosnak tartjuk, hogy a lehető legnagyobb rugalmasságot nyújtsuk leendő ügyfeleinknek, megkönnyítve a softphone bevezetését. Ezért biztosítjuk a tesztidőszakot, ahol kötöttségek nélkül kipróbálhatod szolgáltatásunkat. Amennyiben elégedett leszel velünk, átlátható, fix, havi díjas árazás és hűségidő, illetve rejtett költségek nélkül választhatod a H1 Komm szolgáltatását.

Amennyiben a cégedhez pontosan illeszkedő softphone megoldást szeretnél, amely hosszú távon is kiszolgálja vállalkozásod igényeit és biztosítja a modern technológia minden előnyét a munkatársaid számára, a H1 Komm-nál állunk rendelkezésére. 

Ne habozz, hanem lépj eggyel feljebb!

Oszd meg cikkünket a kedvenc csatornádon, vagy küldd el az ismerőseidnek!

Share on twitter
Twitter
Share on pinterest
Pinterest
Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn

Hasonló bejegyzések