GDPR kompatibilis hangtárolás
A GDPR kompatibilitás kérdése komoly kihívás elé állította a cégeket. A Te vállalkozásodnak úgy tudjuk mindezt megkönnyíteni, hogy testreszabottan, és figyelembe véve a hatályos jogszabályokat, valamint a Te igényeidet is, lehetőséget biztosítunk a GDPR-nak megfelelő hangrögzítésre – beleértve az anyagok tárolását, és rugalmas kezelését is.
Érdemes először utánanézni, hogy mi az, ami a vállalkozás jellegére vonatkozik, hiszen ha például pénzügyi ügyfélszolgálat is működik a cégen belül, kötelező a hangrögzítés. Ezen kívül telekommunikációs cégek is érintettek, illetve számos olyan terület van, ahol legalább a panaszbejelentéseket kötelező rögzíteni. Természetesen van arra lehetőség, hogy mindez csak az adott ügyfélszolgálatot érintse, hiszen a hangrögzítés kérhető egyes telefonszámokra, valamint rendszerszinten is.
Tájékoztatás hangrögzítésről
Nagyon fontos, hogy minden kollégának, aki ügyfélszolgálaton dolgozik, fel kell hívni a figyelmét a hangrögzítésekkel kapcsolatos belső teendőkre. Minden ügyfelet kötelesek ugyanis tájékoztatni a felvétel készítéséről, kitérve annak tárolási idejére is – különös tekintettel arra, hogy az ügyfél bármikor kikérheti a saját hanganyagát.
Vannak olyan területek, ahol ugyan nem kötelező a hangrögzítés, mégis érezhetjük úgy, hogy szükségünk van rá. Például rögzítenénk egy interjút, amivel a későbbiekben még szeretnénk foglalkozni. A GDPR szerint mindenre jogalapot kell találnunk – szóval bármilyen beszélgetésről készíthető felvétel, de pontosan meg kell tudnunk fogalmazni, hogy miért van erre szükségünk, majd a megfelelő időben és formában tájékoztatni erről az ügyfelet. Önmagában nem elég az, hogy a vonatkozó részt tartalmazza Adatkezelési Tájékoztatónk, a felvételen hallhatónak kell lennie, hogy ügyfelünk a tájékoztatást követően hozzájárul a beszélgetés rögzítéséhez. Ilyenkor például megfogalmazhatjuk, hogy a magas szintű ügyfélkiszolgálás maradéktalan szinten tartása érdekében van szükségünk a felvételre, és meddig, valamint milyen formában tároljuk azt.
Hogyan kezeljük eredményesen a GDPR megfelelést cégen belül?
Tudható, hogy sok cég monitorozza az ügyfélszolgálatot vagy más egyéb kommunikációt belehallgatással. Fontos odafigyelnünk arra, hogy ezáltal minden felvétellel a munkatársaink személyes adatainak kezelése is megtörténik. Mindez tehát csak úgy szabályos, ha munkaszerződésükben, vagy megbízási szerződésükben rögzítjük, hogy ennek tényét tudomásul vették, és hozzájárultak.
