Felhőszolgáltatás cégeknek: 5+1 ok, amiért megéri

A felhőszolgáltatás bevezetése számos előnnyel jár egy cég életében: teljesen új távlatokat nyithat a fejlődésnek, ugyanis a minőségi kommunikáció az eredményesség alapja. A technológiai szintlépés egy vállalkozás életében tényleges szintugrást jelenthet üzletileg is. 

Ugyanakkor nem elég a felhőszolgáltatás által biztosított rugalmasság és korlátlan hozzáférés, elengedhetetlen a kellő hozzáértés is: önmagában a technológia csak eszköz, a megfelelő szakértelemmel, és a céghez pontosan illeszkedő megoldásokkal jelent tényleges üzleti előnyt a felhőszolgáltatás. Írásunkban ezért fontosnak tartjuk, hogy ilyen szempontból mutassuk be a felhőszolgáltatás pozitív hozadékait.

Különösen a pandémia árnyékában, ami egy olyan paradigmaváltást indított el a munkaerő piacon, ami megkerülhetetlenné tette a cégek számára a Home Office és a felhő alapú rendszerek bevezetését, és nyilvánvalóvá vált: aki nem alkalmazkodik, nem él túl.

 

Mit jelent a felhőszolgáltatás?

A felhő egy virtuális tárhely, alapja az internet: ha az adattárhelyet ténylegesen egy felhőként vizualizáljuk, akkor a kék ég a világháló – ha elsötétül, például egy áramkimaradás miatt, akkor szertefoszlanak a felhők is. Képletesen természetesen, hiszen bár elméletben ott vannak, gyakorlatban nem látjuk, nem tudunk hozzáférni az információhoz.  

Amennyire megfoghatatlan egy felhő az égen, legalább annyira virtuális a felhőszolgáltatás, és éppen ebben rejlik legnagyobb előnye: nem kell helyhez kötött szervereken, gépeken, adathordozókon tárolni a fontos dokumentumokat. Amennyiben van internet, bármikor és bárhonnan elérhetőek.

A felhő tehát tárhelyet jelent, a felhőszolgáltatás pedig igénybe veszi ezt a tárhelyet: a Google Drive az egyik legismertebb felhőszolgáltatás. A Google felhő alapú tárhelyet szolgáltat, ahol adatainkat nem csak tárolhatjuk, de új dokumentumokat is létrehozhatunk, felhő alapú szoftverek segítségével (Google Docs, Google Sheets).

 

Első helyen a kommunikáció: a virtuális telefonközpont

Nem csak felhő alapú tárhely létezik, mint felhőszolgáltatás, hanem telefonközpont is, ami új szintre emelheti a vállalkozás életét. Helyes döntéseket úgy hozhat egy cég, ha biztosítja házon belül és partnereivel is az információ zavartalan áramlását.

A virtuális telefonközpontnak hála nem csak a megosztott dokumentumok, és a felhőben tárolt és szerkesztett anyagok kezelése válik egyszerűbbé és költséghatékonyabbá, hanem az írott szó mellett, az elhangzott beszélgetések is tárolhatóak, ellenőrizhetőek és elemezhetőek lesznek: 

az utánkövethetőség és a rendszerezés a fejlődés, a minőségi kommunikáció kulcsa, ami a cég egész eredményességére kihat.

Felhőszolgáltatás=üzleti előny?

Ha egy mondatban kéne összefoglalni, hogy miért jelent üzleti előnyt a felhőszolgáltatás, akkor elég csak az internet általános pozitívumait felsorolni:

elérhetőség, rugalmasság, villámgyors sebesség,  – mégis rengetegen böngésznek még explorer-en, és az emberek elenyésző kisebbsége tudja csak okosan használni az internetet, és ismer esetleg olyan eszközöket, mint a Google Chrome plugin fegyvertára.

Hasonló a helyzet a felhőszolgáltatás esetében is: önmagában csak egy technológia, akkor lesz belőle üzleti előny, ha egy cég megfelelő módon felismeri a benne rejlő lehetőségeket, és  testreszabott megoldásokat választ.

Ezért szükséges olyan szempontokkal is kiegészíteni az előnyöket, amelyeket érdemes figyelembe vennie egy cégnek, mielőtt bevezeti a felhőszolgáltatást.

1. Skálázhatóság – Nőni, csak kötöttségek nélkül lehet!

Bővülés fennakadás nélkül – ez kell ahhoz, hogy egy vállalkozás ki tudja maxolni a növekedési potenciált. A Google, a Dropbox és az iCloud tárhelyszolgáltatói egy bizonyos limitig ingyenesek, ha szükséges a nagyobb tárhely, akkor pedig zökkenőmentesen bővíthetőek. A virtuális telefonközpont, mint felhőszolgáltatás szintén lehetőséget nyújt a problémamentes bővítésre, és olyan megoldást ad, amivel problémamentesen, növekedési fájdalmak nélkül léphet szintet a cég.

H1Komment: A kötöttségek visszatartanak, és hátráltatják a céget a fejlődésben. Ilyen például az a feltétel, hogy a mellékeknek ugyanazon a telephelyen kell lennie – felhő alapú telefonközpont esetében egy cég túlléphet ezen az akadályon: gyakorlatilag a világ bármely pontjáról csatlakoztathatunk melléket a felhő alapú telefonközponthoz, ezáltal olyan munkatársakkal is bővíthetjük a kommunikációs rendszert, akik másik telephelyen végzik a munkájukat. A telefont bármelyik kolléga egy gombnyomással átadhatja az illetékesnek, míg egy hagyományos mobil, vagy vonalas készülékkel ez nincs feltétlenül így.

Nagyon jól hangzik a módszer, viszont körülményesnek tűnhet a váltás, hiszen az ügyfelek már megszokták a céghez tartozó telefonszámokat? Fontos ebben az esetben a zavartalan átállást és olyan szolgáltatót választani, ahol van lehetőség a számhordozásra is.

 

2. Nagyobb kapacitás, hatékonyabb munkanapok

A növekedés másik előfeltétele, hogy a megnövekedett forgalmat tudja kezelni a cég, ezért olyan megoldásra van szükség, ami megbízható és gyors. Ez a megnövekedett erőforráskapacitás már rövid távon pozitív változásokat hoz egy cég életében – a hatékonyabb mindennapos munkavégzés hosszú távon komoly versenyelőnyt jelent.

H1Komment: Ha a megnövekedett telefonos forgalom kihívást jelentett, esetlegesen emiatt sérült is az ügyfélélmény, mert a vonal állandóan foglaltat jelzett, akkor a virtuális telefonközpont, mint felhőszolgáltatás erre is megoldást nyújthat. A hagyományossal ellentétben, a felhő alapú telefonközponton keresztül minden esetben értesítést kapunk a beérkezett megkeresésről, így a visszakereshetőségnek hála fel tudjuk venni a kapcsolatot az ügyféllel. 

Kiemelten fontos olyan cégek esetében, ahol az ügyfélszolgálat kulcsszerepet játszik: webshopok, de egészségügyi intézmények, magánrendelők esetében is, ahol a páciensnek minél hamarabb szüksége van a segítségre, így legalább a beteg idegeit megkímélheti egy ilyen telefonrendszer.

 

3. Költséghatékonyság: az új technológia már rövid távon megtérül

Csökkentett költségekkel számolhatunk: számos felhőszolgáltatás teljesen ingyenes (ilyen például a Google Drive is egy bizonyos limitig), egy virtuális telefonközpont havi díjas elszámolással működik, nincs telepítési, üzemeltetési vagy karbantartási költsége. Ha azt is figyelembe vesszük, hogy az idő és az energia is pénz, akkor hatványozottan igaz, hogy összehasonlíthatatlanul jobb lehetőségeket kínál egy felhőszolgáltatás, mint fizikai megfelelője.

H1Komment: Fenntartási és beruházási költségek nélkül is lehet szintet lépni. Az új technológiának van ára, de jóval kedvezőbb, mintha a réginél ragadunk le, különösen hosszútávon. A VoIP (Voice over Internet Protocol) technológiának köszönhetően csak internetkapcsolatra van szükség a céges telefonáláshoz, szoftveres telefon (softphone) használatával pedig a telefonkészülékek helyett elég egy headset és a laptopunk.

Illetve üzleti szempontból fontos megemlíteni a távmunkavégzés költségcsökkentő szerepét: a munkahelyre és munkahelyről való utazás hiányában jelentős útiköltséget takaríthatunk meg. Ezenfelül érdemes belegondolni, hogy bérleti díjjal és közüzemi számlákkal együtt mennyibe kerül fenntartani egy irodahelyiséget, szóval minden érv amellett szól, hogy miért ne lehetnének 100%-ban otthonról végezhetőek azok a munkakörök, ahol erre lehetőség van. 

 

4. Adatok biztonságban – nincs menthetetlen helyzet!

A felhőszolgáltatás legnagyobb előnye, hogy biztonságos, nem kell aggódni, hogy elvesznek a fontos dokumentumok, sőt, nem csak a feltöltött dokumentumok és az írott szó, hanem a beszélgetések is megmaradnak!

H1Komment: A beállítható hangposta funkció üzenethagyásra ösztönzi a hívót, így biztosan nem veszik el egy hívás sem. Az IVR (Intelligens Válaszadó Rendszer) hangmenü gondoskodik róla, hogy hívás esetén automata köszöntse a hívó felet, a hangrögzítés pedig biztosítja, hogy minden bejövő és kimenő hívás egyaránt visszahallgatható maradjon, illetve a faxok továbbra is megérkezzenek e-mailek formájában. A hangtárolás is megoldható:  Minden rögzített hangfelvétel áttölthető egy szerverre, ezáltal a beszélgetések ellenőrizhetővé, elemezhetővé válnak.

Fontos az adatkezelési alapelvek betartása:  az ügyfelet a hangfelvétel készítéséről kötelező tájékoztatni, a bejelentkező szövegben kitérve a hangfelvétel tárolási módjaira, és megőrzési idejére is. Minden hangfelvétel egyedi azonosító számmal rendelkezik, melyről szintén szükséges az ügyfelet tájékoztatni.

 

5. Rugalmasság – a törhetetlenség titka az alkalmazkodás

Az internet elhozta a tér-idő feletti uralmat az emberiségnek, és ezzel céges szinten is élni kell: minden olyan időtől és helytől független megoldás kincset ér, ami segítheti a céget az olyan váratlan helyzetekben, mint amilyen a világjárvány is volt Ha a fizikai világ látszólag meg is állt a pandémia miatt, virtuálisan exponenciálisan felgyorsult! A vállalkozásoknak tartania kell a lépést, mert aki nem alkalmazkodik az lemarad. A felhőszolgáltatás új paradigmája: Nincsenek helyhez kötött eszközök, nem szükséges a fizikai jelenlét. 

H1Komment: A munkavégzés kényelmesen megoldható, függetlenül a helytől, időtől: a felhőből bármit elérhetünk! A cég dolgozói bárhol lehetnek a világban, virtuális telefonközpont segítségével hívásaikat zavartalanul lebonyolíthatják. Hívásátirányítás segítségével a mellékekre érkező hívások egy megadott számra irányíthatóak át és ennek köszönhetően többé nem okoz problémát, ha az egyik munkatárs otthonról dolgozik aznap, vagy fontos hívást vár útközben, hiszen egy egyszerű funkcióval átirányítható a céges vezetékestelefonja forgalma mobiljára. A mindennapos munkavégzés sokkal rugalmasabban, könnyebben összegyeztethetővé válik ezáltal a dolgozók életével.

További híváscsoportok létrehozásával elérhető, hogy egy külső számra érkező hívás több mellékre is eljusson egyidejűleg. Rendkívül hasznos funkció, amennyiben egy ügyben többen is illetékesek lehetnek. Például pénzügyes híváscsoportban minden telefonra beérkezik ugyanaz a megkeresés.

+1 ok: A jövő felhő alapú

A kérdés nem az, hogy megéri-e a felhőszolgáltatás a cégeknek, hanem, hogy milyen következményekkel jár, ha nem él vele egy vállalkozás, mennyire marad le versenytársaitól? A modern technológia ismeretlen terepnek tűnhet első ránézésre, és ezért sokan vonakodnak, hogy beépítsék a céges folyamatokba.

Az egyik legfontosabb lépés, hogy pontosan megismerjük ezeknek a technológiáknak az előnyeit, illetve, hogy mire kell figyelni a bevezetéskor, mert lehet, hogy tartunk az újtól, de a megszokott “régi” biztonsága pedig visszatart a tényleges fejlődési potenciáltól. Látnoki képességek nélkül is nyilvánvaló: a jövő a felhő alapú és fenntartható megoldásoké.

Oszd meg cikkünket a kedvenc csatornádon, vagy küldd el az ismerőseidnek!

Share on twitter
Twitter
Share on pinterest
Pinterest
Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn

Hasonló bejegyzések