A felhő alapú telefonközpont számos előnnyel rendelkezik, ugyanakkor sok munkahelyen még mindig a régi fizikai alközpontokat használják cégen belüli és ügyfelekkel történő kapcsolattartásra. Értjük mi, hogy ilyen helyeken ragaszkodnak a „jó és bevált” retro megoldásokhoz, csakhogy ezek nem „jók”. Érdemes ezeket összehasonlítani az új, modern, felhő alapú telefonközponttal, hiszen minden szempontot figyelembe véve jobban járunk az utóbbi bevezetésével. A felhő alapú alközpont segíti a gördülékenyebb és költséghatékonyabb üzleti kapcsolattartást, és ez ebben az időszakban, amikor még jobban felértékelődött a telefonon történő kommunikáció, nagyon hasznos tud lenni.
A KSH legfrissebb adatai szerint 2020 második negyedévében 7,6%-kal töltöttünk több időt telefonálással, mint 2019 azonos időszakában. A vezetékes telefonokat illetően még jelentősebb a növekedés: 16,4%.
Általánosan elmondható magán- és üzleti életünkben egyaránt, hogy kevesebbet találkoztunk, és többet telefonáltunk. A tendencia még sokáig velünk maradhat. Azoknak a cégeknek tehát, akik nem fejlesztették a technológia megújulásával párhuzamosan a telefonos hálózatukat, most mindenképpen érdemes ezt megtenniük, ezáltal szert tenni a felhő alapú alközpont által kínált garantált versenyelőnyre.
A tapasztalatok azt mutatják, hogy az ügyfélszolgálatok és call centerek extrém terheltsége megmarad, a mobilitásra pedig minden eddiginél nagyobb szükségünk lesz.
Aki sokszorosan minőségibb szolgáltatást szeretne nyújtani úgy, hogy eközben még a költségeken is spórol, és jelentősen leegyszerűsíti a folyamatokat, annak muszáj lépnie a felhő alapú alközpont irányába.
Nézzük hát meg, miért nem jók a retro készülékek, és mit tudnak a modern technológiai megoldások! 
1. A felhő alapú telefonközpont kiépítése egyszerű és gyors
A fizikai alközpontok már mindenki számára ismertek, elképzelhető, hogy jelenleg is ilyennel rendelkeztek. Idő- és energiaigényesen bevezethetők, hiszen a kábelezést, falfúrást, kábelcsatornázást, kábelrendezők kiépítését követően még szükség van a helyszíni felszerelésre, beüzemelésre, programozásra, és ezt követi a készülékek kihelyezése, csatlakoztatása.
Beruházást igényel, fix mellékszámokat kínál fel, a módosítás, vagy bővítés alközponti szerelő jelenlétét igényli, valamint a telephelyek összekapcsolása is költséges, bonyolult (általában 4-6 hetet vesz igénybe), ráadásul a kiépítést követő új, vagy módosuló, pontosított felhasználói igények követése is külső szakember helyszíni jelenlétét igényli.
Ha most kicsit fáj a gyomrod attól, hogy belegondolsz a fent felvázolt munkafázisokra, megnyugtatlak! Van más mód is!
Minden fent említett feladat a felhő alapú alközpontokra nem igaz. Ez a technológia ugyanis beruházásmentes, gyorsan telepíthető (maximum 1-2 hetet vesz igénybe), rugalmasan bővíthető, továbbá nem szükséges karbantartás, szerelés. A telephelyek közötti összeköttetés egyszerűen kialakítható, valamint minden probléma nélkül tovább bővíthető a hálózatunk. Gyomorfájás megszüntetve!
2. Hatékonyság
Nem kell lemondanod a már jól megszokott kiegészítőkről, hiszen az IP telefonközpont számos beépített funkciót tartalmaz, melyek ráadásul folyamatosan fejlődnek, és maximálisan testreszabhatóak, ezáltal számos helyzetben megkönnyíti a cég működését egy alközpont. Többek között elérhető belső mellékek kezelése, hívásvárakoztatás, beépített híváslista, és igény esetén e-mail értesítés is kérhető a beérkező telefonokról, de mindezeken felül is abszolút személyre szabható a technológia. A telefonos hangmenü (másnéven IVR, vagyis intelligens választórendszer) segítségével sokszorosan leegyszerűsítheti a dolgunkat. Okos kis dolog, nem?
Képzeld el a következő szituációt:
Nagyon keresünk egy terméket, ami elengedhetetlen a munkánkhoz, és az egyik üzlet weboldalán látjuk, hogy épp az utolsó darab van belőle raktáron. A megadott telefonszámon senki nem elérhető, ezért kocsiba ülünk, majd egy óra múlva látjuk, hogy a bolt aznap zárva van.
Ez mindenki számára ismerős, valószínűleg azonnal eszünkbe jut legalább egy hasonló helyzet, akár egészségügyből is, hiszen a kórházi szakrendelésekre általában kötelező az időpontfoglalás, de a megadott mellékszámon nem mindig (soha nem?) érjük el az illetékes személyt.
Ugyanez jellemző minden olyan helyen, ahol ügyfélszolgálat működik, nagyobb kapacitás esetén sokszor harmadik-negyedik próbálkozásra kerülünk vonalba, és akkor is alig marad idő a problémánkra.
A H1 Komm felhő alapú alközpontjának segítségével telefonos hangmenüt állíthatsz be. Ez azt jelenti, hogy amint kicseng a telefon, az ügyfél máris hallja az általános tájékoztatást, például, hogy mikor van nyitvatartási idő, fogadási idő, esetleg szerviz esetén azt, hogy hogyan történik a termékek felvétele. Külön gombot állíthatunk be az időpontkéréshez, vagy konzultáció kéréséhez, esetleg általános tájékoztatáshoz.
Mégis kinek hasznos a hangmenü bevezetése?
Minden olyan cégnek ajánljuk a telefonos hangmenüt, amelynek ügyfélszolgálata, recepciója van, személyes kiszolgálással foglalkozik. A megoldással hatékonyan tájékoztatjuk az ügyfelet, ha például új telephelyre költözik a cég, vagy megváltozik a munkarend, esetleg munkanap áthelyezés okán nem a megszokott nyitvatartásban dolgozunk.
Egyszóval mindenkinek, aki csökkenteni szeretné a várakoztatást, és egyben gördülékenyebbé tenni az ügyintézést. És hidd el, ez az ügyfelekre nézve hihetetlen nagy előnynek fog számítani.
3. Mobilitás
Most, hogy a home office munkavégzés már nemcsak egy vonzó opció, hanem számos helyen kifejezett igény, az IP telefonközpont segítségével az is megoldható, hogy kollégáink, ügyfélszolgálatos munkatársaink otthonról dolgozzanak.
Mivel megfelelő internetkapcsolattal bárhonnan kiválóan működik a felhőalapú telefonközpont, így home office, vagy távmunka esetén a kollégák minden probléma nélkül áthelyezhetik a székhelyüket az irodából a saját nappalijukba, vagy bárhova, akár külföldre is. Igen, nekünk is egyből Hawaii jutott az eszünkbe…
Óriási versenyelőnyre tesz szert az, aki a leghatékonyabb módszert találja meg a telefonos hálózat üzemeltetésére, ez pedig ma egyértelműen a felhőalapú alközpont.
Biztosítjuk a távmunkavégzés technikai hátterét, beruházási költségek nélkül: tapasztald meg a hatékony céges kommunikáció előnyeit otthonról is! Ismerd meg home office megoldásainkat!
4. Időtakarékosság
Készültek már konkrét statisztikák arról, hogy mennyi időt spórolhatunk meg a munkanapból, ha nem kell két hívás között letenni a telefont – a mi ügyfeleink ezt már saját maguk is kipróbálhatják, hiszen egyszerűen, akár egy fejhallgató segítségével fogadhatóak a hívások bárhol, ahol kellő sávszélességű internet áll rendelkezésre.
A modern telefonközponttal szemben már az is elvárás, hogy azonos időben minél több hívást tudjon kezelni. Amíg például az ügyfélszolgálatos munkatársaink beszélnek három vonalon, addig a következő telefonálók már alapvető információkról tájékozódhatnak a hangmenü segítségével, nincs fennakadás.
Felhőalapú alközpontot nemcsak azért érdemes bevezetni, hogy egy időben több ügyfelet tudjon kezelni a vállalkozás, hanem hatékonyabbá, követhetővé, rugalmassá teszi a teljes telefonos vállalati kommunikációt, érintve a belső beszélgetéseket is.
5. Költségcsökkentés
Mindegy, hogy néhány főt foglalkoztató cégről, önkormányzatról, önkormányzati intézményről, iskoláról, óvodáról, vagy multinacionális vállalkozásról van szó: a költségoptimalizálás mindenkinek fontos. A pénzügyileg egyik legjobban kontrollálható terület a telefonálás, és a felhőalapú alközpont bevezetésével jelentős költségeket takaríthatsz meg. Nem hiszel nekünk? Pedig igazat beszélünk: a hagyományos hálózatokkal szemben nincs szükség arra, hogy a cég, vagy intézmény különálló hálózatot építtessen ki, és tartasson karban. A felhő alapú telefonközpont használatához egyedül megfelelő sávszélességre van szükség.
Éppen ezért ilyen gazdaságos a VoIP technológia használata – a telefonok a világhálón át továbbítják a hangunkat, mindössze jól működő internetre van szükség. És ha az nincs, szívesen segítünk ebben is.
Összefoglaló
Elmondhatjuk tehát, hogy érdemes az új technológia bevezetésével versenyelőnyre szert tenni a konkurenciával szemben, és egyben egyszerűsíteni az ügyféligények kielégítését. Ha szeretnél ebben segítséget kapni, nézd meg szolgáltatásainkat vagy vedd fel velünk a kapcsolatot!
