A softphone megoldások nem csak egy trend vagy egy jó technikai kiegészítés. Ha ismered a következő problémákat, akkor ezt a cikket egyértelműen neked ajánljuk!

Túl sok munkaidőn belül és kívül elvesztett hívás. Káosz, kezelhetetlenség, információvesztés. A temérdek megkeresés átválogatásával eltöltött fárasztó esték… Sajnos számos új ügyfelünk tapasztalta korábban ezeket a problémákat. Egy konkrét esetben az egyikük napi 70-80 hívásról számolt be, melyből ráadásul rengeteg fontos lett volna, ezért az esték rendszeresen a megkeresések átnézésével, utókövetésével teltek. Természetesen csak addig, amíg a H1Komm-ot választották.  

Nem elég az állandó foglaltság, elérhetetlenség – helyzet okozta bosszúság, időhiány és sietség egészen biztosan a munkavégzés rovására megy. Ráadásul senki számára sem újdonság, hogy mielőbb érdemes megtalálni az ügyfelek kiszolgálásának leggyorsabb, leghatékonyabb módját, hiszen ma már nincs sikeres üzleti működés profi ügyfélkezelés nélkül. Ugyanakkor tudjuk azt is, hogy nem minden piaci szereplő saját call centerrel rendelkező nagy cég, sőt: a legtöbb vállalkozásnál a telefonos kapcsolattartást más tevékenységet is ellátó munkatársak végzik.

Mindkét fél szempontjából kellemetlen, amikor a cég nem tudja fogadni az ügyfél hívását, esetleg nagyon hosszú ideig várakoztatja, sürgős probléma esetén munkaidőn túl nem elérhető a cég, vagy nem az illetékes kollégánál landol a hívás, rosszabb esetben nem is elérhető telefonon illetékes kolléga. Ennek nem így kell lennie! Megoldásként az első fontos lépés a teljes problémakör megszüntetésére az elvesztett hívások minimalizálása.

Mégis hogyan, ha egyedül vagyok a cégben/nagyon kevés munkatárssal dolgozom, de sok ügyfelet szolgálok ki, esetleg nem vagyok mindig az irodában?

Sokan ennél a pontnál azonnal felhördülnek, hiszen rögtön egy kiszervezett ügyfélszolgálatot látnak maguk előtt, esetleg egy ügyfélszolgálatos kollégát, akinek alkalmazását számos esetben nem is engedheti meg magának a cég. Erre azonban létezik hatékony, megfizethető és egyszerűen alkalmazható megoldás! 

A softphone szolgáltatás bevezetésével lehetőség nyílik arra, hogy házon kívül is elérjenek az ügyfelek, az átirányítás forgalmi költsége nélkül. Így dolgozhatsz útközben és ily módon lehet saját vezetékes telefonszámod akkor is, ha a legszívesebben egy kávézóból dolgoznál Sőt,  a softphone-nal bármiféle akadály nélkül elláthatja az ügyfélszolgálatot az ügyfelekhez járó sales-csapat is.

Mégis mi pontosan ez a softphone, és hogyan működik?

Eredetileg azt a számítógépalkalmazást neveztük így, mely külön telefonkészülék nélkül is lebonyolította bejövő és kimenő hívásainkat. Softphone elérhető applikáció formájában is, mely lehetővé teszi, hogy mobilon keresztül bonyolítsd le a VoIP hívásokat.

A rendszer előnye, hogy jó internetes lefedettséggel akár külföldről egy szállodából is fogadhatod a hívásokat az IP alközpont részeként. Ezzel a technológiával semmi akadálya annak, hogy bárhova magaddal vihesd saját vonalasodat, ráadásul ma már szinte sehol nem okozhat problémát a szélessávú internet hiánya. Hogy ezen kívül miért érdemes minél hamarabb felhő alapú központra átnyergelni, ebben a cikkben fejtjük ki. 

Manapság komoly követelmény, hogy minden cég elgondolkodjon a softphone-ban rejlő lehetőségeken, hiszen a távmunka és a hatékony home office munkavégzés szinte alapelvárás lettek. Ráadásul az elmúlt években is megtapasztalhattuk mindannyian, hogy bármikor sor kerülhet arra, hogy valamilyen oknál fogva az irodánkon kívül is zavartalanul folytatni tudjuk a napi teendőinket.

Persze egyéni igényektől függően ezeken kívül is ezer más oka lehet annak, ha valaki nem szeretne klasszikus asztali telefonkészüléket egy vállalati VoIP szolgáltatás használatához. Így ugyanis könnyebben, egyszerűbben, és költséghatékonyabban tartható fenn az irodán kívüli ügyfélszolgálati munkavégzés, ügyeleti rendszer, de akár még egy irodán belüli nagyobb tér- és mozgásigény esetén is kiváló megoldás a softphone.

Call centerekben nemcsak kiegészítheti a telefonkészülékek használatát, hanem helyettesítheti is azokat, mivel az egyébként is használt számítógépről tudja segítségével a hívásait kezelni. Azoknak is ajánljuk a megoldást, akik számára fontos, hogy bármilyen eszközről elérhetőek legyenek IP mellékükkel, legyen az PC, tablet, vagy telefon.

Nem veszítem el a klasszikus telefonos beállításokat?

Nem, hiszen az általunk kínált softphone megoldás telefonra és desktopra egyaránt jól működő és sokoldalú. Minden szükséges funkciót tartalmaz: teljes egészében integrálható VoIP alközponti megoldásokba, átirányítható, tarthatod vele a hívást, lehetőséged van némítani/kihangosítani, jelzi a nemfogadott hívásokat, átkapcsolható, valamint „ne zavarjanak” funkcióval ellátott. Automatikusan szinkronizál a felhasználó eszközén megtalálható kontaktlistával, ráadásul elérhető benne a „push-service”: Ez azt jelenti, hogy az alvó állapotban lévő készülékedet hívás idején automatikusan felébreszti a rendszer. A korábbi szoftveres megoldások esetében ennek a funkciónak a hiánya okozta a legtöbb problémát.

Jól hangzik, de mi van, ha az én problémám az, hogy ugyan több kolléga foglalkozik az ügyfelekkel, de mindenkinek más dolga is van?

Ilyen esetben beállítható hívócsoport: több kollégának is lehetősége nyílik fogadni a beérkező hívást, attól függően, hogy ki ér rá éppen. Egyszerűnek tűnhet az a megoldás, hogy a csoporton belül csörögjön mindenhol, de az a tapasztalat, hogy ez nem növeli jelentősen a hatékonyságot.

Érdemes inkább kijelölni egy kollégát vagy csoportot, akinek/akiknek elsődleges feladata a telefonok fogadása. Ha van erre lehetőség, akkor elsősorban érkezzen hozzájuk a hívás, és csak akkor máshova, ha foglalt, vagy adott időkereten belül nem veszik fel. Érdemes továbbá időfüggő hívásátirányítást beállítani, például délután négyig érkezzenek az értékesítésre a hívások, utána pedig az ügyeletre.

Cégen belül kapcsolattartás is megoldható a segítségével?

Természetesen. Alközpontjaink legalapvetőbb építőkockái a mellékek. Ezek havidíjas rendszerben biztosított licencek, melyeknek egyik fajtája a felhasználótól független alapmellék, ami rugalmas alkalmazást tesz lehetővé. Ilyen alapmelléket bármilyen eszközhöz hozzárendelhetünk, legyen az egy call center valamennyi készüléke, vagy a tárgyalóban használt telefon.

A másik fontos típus a felhasználói mellék, melyen keresztül a munkatársak beállításai testreszabhatóak. A kollégák tehát elérik saját kontaktjaikat, a híváselőzményeiket, lekérdezhetik a hangpostájukat. A rendszer adminisztrátorai megadják a további fontos paramétereket, például, hogy melyik hívócsoporthoz kapcsolódjon, mely készülékek csatlakozzanak hozzá.

Egy kollégához több mellék is tartozhat?

Semmi akadálya annak, hogy a felhasználó ily módon hatékonyan elkülöníthesse a különböző feladatköreit. Ha tehát a kollégánk sales csapatban dolgozik, de mindemellett irodavezetői feladatokat is ellát, mindig egyértelműsíteni tudjuk, hogy éppen melyik melléken, az ehhez rendelt külső hívószámon érhető el.

Távmunka vagy home office esetén sem okoz problémát a személyes kapcsolatok hiánya, hiszen a rendszer változatos kommunikációs lehetőségeket biztosít. A sima kétszemélyes chattől a 150 fős konferenciabeszélgetésekig bármi elérhető képernyő és dokumentummegosztással. A meetingeken elhangzó információk átláthatóbbak lesznek, mint valaha, hiszen ezeket a konferenciabeszélgetéseket nemcsak hanggal, hanem akár képpel együtt is rögzítheted, ezáltal minden, ami lényeges, visszakereshetővé válik.

Semmi nem áll a költséghatékonyság útjába, hiszen drága irodai ügyfélszolgálat fenntartása helyett kiválóan működik otthonról, vagy akár a Föld másik felén dolgozó kollégánál. Így válik a softphone nemcsak a gyorsabb, hatékonyabb, költségkímélőbb kommunikáció, hanem egyben a fejlődés eszközévé is a cég életében.

Amennyiben te is gondolkozol a softphone bevezetésén, olvasd el ezt a cikkünket is, és megtudsz mindent, amit ezzel kapcsolatosan tudni érdemes!