Online fax, iFax, internetes fax, webfax, faxoló, e-fax… Sok az elnevezés, de az összes fogalom ugyanazt takarja. Hogy pontosan “mit”, azt egy kis relaxációs gyakorlat révén mutatnánk be.
Olvasd el a következő lépéseket és megígérjük, a végén a belső szemed előtt ott fog lebegni az online fax. A maga teljes pompájában.
1. lépés:
Vegyél egy nagy levegőt és felejtsd el a régi faxokat. Tudod, azokat a nagy műanyag dobozokat, amelyekkel eddig dolgoztál. De még a papírt, a tintát és a kábelt is felejtsd el.
2. lépés:
Ha kellően kiüresedett a faxokért felelős agyterületed, képzelj el egy laptopot vagy egy okostelefont. Talán éppen ülsz is egy ilyen előtt, így ez talán a feladat könnyebbik része.
3. lépés:
Képzelj hozzá egy alkalmazást, és azt, hogy két érintéssel elküldöd a faxodat – irtó egyszerűen, irtó gyorsan, várakozás nélkül.
4. lépés:
Dőlj hátra és igyál egy kávét mondjuk. Mert egyrészt, amit most elképzeltél, az mind már lehetséges és másrészt pedig azért, mert elmondjuk, hogy lehet neked is ilyened!
Régimódi vs. modern faxolás
Hagyományos faxolás
A sima fax egy olyan régimódi, lassú és drága gépecske, amelyet hivatalos dokumentumküldésre használnak. Már, aki. Viszont 2022-öt írunk. Már nem kellene használni.
Hagyományos faxolás esetében a faxokat telefonvonalon keresztül továbbítják.
Azaz, a kommunikációs kapcsolat így néz ki:
Most tényleg ilyen bonyolult ez, hogy nem érdemes 2022-ben ilyenekkel dolgozni?
A válasz egyszerű: Igen, mert bár a fenti ábra nem mutatkozik nagy fejtörőnek, a hagyományos fax gépek felépítéséből és működéséből kifolyólag hatalmas hely- és anyagigényük van! Ugyanis a hagyományos faxkészülékek olyan elektronikus eszközök, amelyek szkennert, modemet és nyomtatót foglalnak magukban.
Az adatokat impulzusok formájában küldi a telefonkapcsolaton keresztül a célállomásnak, általában egy másik faxkészüléknek, amely az impulzusokat képpé alakítja és papírra nyomtatja. Ezen kívül a régi technikához telefonvonalra van szükség, és egyszerre csak egy faxot lehet küldeni vagy fogadni.
Szóval: sok helyet foglal, sok papírt eszik, és még csak nem is gyors? Szerintem lépjünk tovább, ugorjunk szintet és nézzük meg az – nagy dobpergés- online faxot is!
Online Fax
Egyszerűen fogalmazva, az internetes fax ugyanazt a technológiát használja, mint a faxkészülék. Az egyetlen különbség az, hogy a kommunikáció továbbításához webes felületet használ.
Általában könnyebb faxot küldeni, mert az információt egy egyedi fax számmal továbbíthatod, ami nagyon kényelmes lehet. Az internetes fax azonban rugalmasabb, gyorsabb és olcsóbb (és sok minden más, de erről majd később írunk többet), mint a faxkészülék.
Figyelem: Csalók!
Nem az adathalászokra gondolunk, hanem olyan fax megoldásokra, amelyeket könnyen össze lehet keverni online fax technológiákkal.
Pl. az online faxot néha összetévesztik az IP fax-szal, annak ellenére, hogy az IP-fax egy hálózatba kapcsolt multifunkciós eszközről küld adatokat egy másik eszköz IP-címére egy irodai intraneten keresztül. Az IP-fax a meglévő LAN/WAN-infrastruktúra felhasználásával megtakarítja vagy megszünteti a költséges csatlakozási és átviteli díjakat. Az IP-fax továbbá nem teszi szükségessé egy dedikált szerver vagy az irodai levelezőszerver használatát.
És ott van még a számítógépről küldendő fax is, ami attól függően, hogy milyen kapcsolatrendszeren alapul az információk továbbítása, szintén lehet nem online fax (amikor az információ nem az interneten keresztül kerül továbbításra).
A számítógépről történő fax küldéskor egy dokumentumot most már közvetlenül a szoftveres faxra lehet nyomtatni, majd a számítógép modemjén keresztül elküldeni, ahelyett, hogy először egy fizikai példányt nyomtatnak ki, amelyet fax készülékkel kell elküldeni. A faxok fogadása ugyanúgy történhet.
A vizuális típusúak kedvére ezen a ponton ezt a grafikát mutatnánk be:
Ennek a megoldásnak van azonban egy hátránya:
A faxok számítógépen keresztüli fogadása azzal jár, hogy a faxok fogadásához a számítógépnek be kell lennie kapcsolva, és a fax programnak futnia kell. Ez viszont azt is jelenti, hogy csak akkor olvasható a számítógépes program számára a beérkezett fax, ha van benne optikai karakterfelismerő technológia, különben csak képként tudja kezelni a gép, nem pedig szövegként.
Faxolás online – faxot e-mailben
Bár folyamatosan változnak, fejlődnek a technológiák, már egy jó ideje látszik, hogy az email és fax kapcsolata a munkapiacon igen gyümölcsözővé vált. Ennek a technológiának többek között az a hatalmas előnye, hogy nincs szükség gépre és telefonvonalra. Így akár a home office-ból is lehet most már faxot küldeni, gyorsan, biztonságosan és egyszerűen.
Az internet segítségével a faxok papírmentesen küldhetők és fogadhatók. Ha a faxról papíralapú nyomtatásra van szükség, az a normál nyomtatón keresztül is kivitelezhető. Az e-mail eljárás használatának köszönhetően könnyedén küldhetsz faxot egyszerre több címzettnek is (ami, valljuk be, nem kicsi plusz a mai világban). Költséghatékonyabban és helytől függetlenül megoldhatod a faxolást, mindössze internetkapcsolatra és egy online fax kompatibilis eszközre, például laptopra, PC-re, táblagépre vagy okostelefonra van szükséged.
És talán az egyik legjobb: az elküldött vagy fogadott dokumentumok, faxok nem szállingóznak tovább az irodában, hanem egy felhőalapú tárhelyen tárolhatók és rendszerezhetők.
De nézzük meg, pontosan mi történik a faxunkkal az interneten keresztüli útján!
Fogadás:
- faxoló → telefonvonal → fax átjáró → e-mail üzenet (az interneten keresztül) → számítógépes / mobilon lévő e-mail fiók
Szavakkal kifejezve ez azt jelenti, hogy a faxot a nyilvános telefonhálózaton (PSTN) keresztül továbbítják egy faxszerverre, amely fogadja és a felhasználó utasításainak megfelelően PDF vagy TIFF formátumba konvertálja.
A feldolgozott fájlt ezután a webszerverre küldi, amely e-mailben elküldi a csatolt fax-ot, és beállításoktól függően üzenetet küld a kézbesítésről a megadott mobiltelefonra.
Küldés:
- számítógép /okostelefon → internet → fax átjáró → telefonvonal → faxoló
A felhasználó tehát felhívja a szolgáltató weboldalát vagy megnyitja az erre a célra letöltött alkalmazást, beírja a címzett fax számát, és feltölti az elküldendő dokumentumot. A dokumentumot általában PDF vagy TIFF formátumba konvertálják, és a webszerverről továbbítják a fax szerverre, amely aztán a telefonhálózaton keresztül elküldi a címzett fax készülékre. A feladó általában az online felületen vagy e-mailben kap értesítést a sikeres kézbesítésről.
Így leírva bonyolultabban néz ki, mint amilyen, ezért gyorsan menjünk is tovább, és nézzük meg, mik a leginkább érezhető előnyök, ha elköszöntök a régi nagy és lassú fax gépektől és áttértek a felhőalapú, internetes online faxolásra!
Online fax – csak előnyök, más semmi
Ahogyan már párszor említettük, rengeteg előnye van az online faxnak a hagyományos, régimódi társával szemben.
Itt vannak a legjelentősebb pozitív változások, amikre számíthatsz, ha te is “áttérsz” az internetes faxolásra:
Nincs nyomtatás, se papírigény
Többé nem kell kinyomtatni semmit, csak azt, ami feltétlen szükséges – így ez a megoldás egyrészt környezetbarát, másrészt rengeteg pénzt takarít meg
Kényelmes folyamat
Két, három kattintás és máris hátradőlhetsz.
Időtakarékos, hatékony munkavégzés
Ilyen gyorsan nem lehet másképp faxolni, főleg, ha több címzettnek szól a dokumentum.
Adatvédelem
Az érzékeny adatok biztonságban vannak, ugyanis az online fax szolgáltatók a megfelelő titkosításokat használják, így a dokumentumok biztonságosan a védett e-mail fiókodba landolnak.
Költséghatékonyság
Ha rendszeresen hosszú faxokat kell külföldre vagy távoli irodákba küldeni, az internetes fax jelentősen csökkenti a kommunikációs költségeket. És mivel az interneten keresztül történő faxküldéskor nincs telefonkapcsolati díj, a vezetékes internetkapcsolat díja fedezi a faxküldés teljes költségét
Felhőalapú
Az összes fax végre egy helyen lesz, ahol egyszerűen rendezheted és tárolhatod őket. Nincs több keresés, elvesztett dokumentum vagy egyéb káosz (pl. a “ki kapta meg, ki adta tovább, ki rakta el” kérdések teljesen mértékben megszűnnek, hiszen minden információ ott van, a digitális térben).
Online fax – hogyan állj neki
Sajnos a sok előny ellenére még mindig sok helyen a faxokat általában fax készülékkel küldik, de a modern idők modern megoldásokat követelnek. . Manapság különböző szolgáltatások igénybevételével könnyedén faxolhat dokumentumokat az interneten keresztül.Ahhoz, hogy elkezdhess dolgozni online faxszal, szükséged lesz internetre, egy e-mail fiókra és egy online fax szolgáltatóra. Számos ügyfelünknek segítettük már implementálni az online faxot a felhőalapú munkakörnyezetébe, így neked is szívesen segítünk ezzel.
A online faxolás gyerekjáték. Felhőalapú fax- és egyéb telekommunikációs szolgáltatásainkkal néhány kattintással küldhetsz és fogadhatsz dokumentumokat számítógépeden, okostelefonodon vagy táblagépeden. Ha velünk szeretnél átállni a digitális transzformáció útjára, végre nem kell többet aggódnod a megbízhatóság vagy a küldés/fogadás miatt. Faxod egyszerűen, gyorsan és biztonságosan célba fog érni, te pedig az igazán fontos dolgokkal foglalkozhatsz.
