Egy jó VoIP szolgáltató hatalmas előrelépés lehet a céged életében, főleg ha eddig hagyományos telefonközpontot használtál. Ezt mi sem szemléltethetné jobban, mint az alábbi párbeszéd:
– Halló? A szolgáltatásukkal kapcsolatban szeretnék érde…….
– Halló? Megismételné kérem? Meglévő ügyfelünk? Tessék? Hall engem?
– Igen. A szolgálta…
– Igen, hogy hall, vagy igen, hogy ügyfelünk? Halló? Ott van még?
Recsegő hang, félbeszakadt vonalak, megtépázott idegek. Ismerős? Lehet, hogy sose tudjuk meg, hogy a vonal túloldalán meglévő vagy potenciális ügyfelet vesztettünk el. De egy dolog biztos, a beszélgetés mindkét felén keletkezett egy kis frusztráció, valahogy így:
Egy ügyfelet kemény munka megszerezni, elveszíteni viszont csak percek kérdése. A pandémia épp elég terhet ró a vállalkozásokra, ne fájjon a fejed még az elavult technológia, félbeszakadt vonalak és a hagyományos telefonközpont folyamatos karbantartása miatt.
Van egy szép mondás: A mosoly ingyen van, de megfizethetetlen.
Van egy jó és egy rossz hírünk. Az ügyfelek mosolya nem jön ingyen. De megfizethető.
A VoIP szolgáltató megold minden problémát?
Nem, mint minden az életben, ez is csapatmunka. A vállalkozásod képviselőjeként egy nagyon fontos felelősséged van: felmérni a vállalkozásod igényeit és megtudni, hogy tényleg a VoIP szolgáltató lehet-e a válasz a problémákra. Mutatjuk, hogyan!
Mi a VoIP szolgáltató felelőssége a cégem életében?
Biztos technológiai hátteret és szakértelmet biztosítunk, hogy a telefonos rendszered ne szabotálja, hanem felturbózza a vállalkozásodat: home office kiépítése, bárhol elérhető kollégák, több telephelyes működés és bővülés biztosítása, hatékonyabb mindennapok és több elégedett ügyfél hosszú távon.
Ezt kicsit pontosabban?
A VoIP, vagyis a Voice over Internet Protocol azt jelenti, hogy minden elhangzott szó az interneten keresztül talál be. A VoIP technológia komoly előnyét egy példával érzékeltetni tudjuk:
Telefonhívásra használhatjuk a hagyományos telefonvonalat, (ahogy a fenti párbeszédben is láthattuk) vagy az internetet a VoIP technológiával.
Ahogy üzenetküldésre is használhatjuk a mai napig a postát és az email-t is. A posta esetében ki van téve a levél az idő viszontagságainak, postakocsi rablónak, postásnak, és még ha célt is ér, akkor is lehet, hogy az anyós veszi át. Ezzel szemben az email a virtuális világ védelmét élvezi. Így van ez a VoIP technológiával indított hívások esetén is.
És bár a postai levelezésnek a mai napig megvan a romantikája (kivéve, ha az adóhivataltól érkezik), addig a recsegő telefonvonalnak és a hagyományos telefonközpontnak semmilyen hozzáadott értéke nincs.
Interneten keresztül telefonálunk. Ennyi?
Nagyon jó kérdés. Sokkal több. De a kulcs továbbra is az internet. Ugyanis az internet összeköttetés lehetővé tesz számtalan olyan lehetőséget, ami hagyományos telefonközponttal lehetetlen!
Például?
Például szeretnél egy 0-24 a vállalkozásodnak dolgozó kollégát? Megkaphatod az IVR (Interactive Voice Response) vagyis az Interaktív Válaszadó Rendszer személyében. Ő az a gépi hang, aki köszönti és az illetékes kollégához irányítja az ügyfeledet, sőt, lokális, személyre szabott promóciókat is kiajánlhat és okosan felépített hangmenüvel, akár emberi beavatkozás nélkül is megoldhatja az ügyfeled problémáját. Egyszóval: az ügyfélszolgálatok védangyala, kifogástalan modorral, emberfeletti munkabírással.
Emellett a VoIP a hívásátirányítást, a hangposta funkciót és olyan híváscsoportok létrehozását is támogatja, ahol egy hívás több mellékre is befuthat.
Röviden: a VoIP technológia segítségével minden céges telefonotok egy ősrégi Nokia multifunkcionalitásával vetekedhet majd. Bár tény, hogy inkább a rendeltetésszerű használatot javasoljuk…
Törvényileg előírt hívásrögzítési kötelezettségem van. Ebben is segít a VoIP?
A hangrögzítés és a hangtárolás is megoldható. Minden beszélgetés visszakereshető, kielemezhető: a céges kommunikációban komoly szintlépést jelenthet a beszélgetések nyomonkövetése: amit ellenőrizni tudunk, azon tudunk javítani is.
Ez így szép és jó, de a GDPR közbeszól, nem?
A GDPR-nak könnyebb megfelelni mint gondolnád, itt már írtunk bővebben a témában.
Kezd tisztulni a kép. De, hogy néz ki a beüzemelés a gyakorlatban?
Fizikailag ennyi történik: ha van hagyományos telefonközpont, akkor lekerül az egység a falról és a felhőbe költözik.
A VoIP szolgáltató felelőssége az interneten a felhő alapú telefonközpont kiépítése – ez tulajdonképpen egy olyan virtuális tárhely, amihez minden kolléga, minden készülékről hozzáférhet, amennyiben van internet összeköttetés. A H1Komm VoIP szolgáltatóként biztosítja ezt a tárhelyet, annak felügyeletét, és technológiai hátterét. Ez teljesen a mi hatáskörünk, semmi feladat nincs vele a céged dolgozóinak, se az informatikusnak, se a karbantartónak, a technológia gépezete forog magától.
Akkor minden teljesen virtuális?
Ez a döntés rajtad és a cégeden áll. Van olyan opciónk is, amivel semmilyen fizikai eszközre nem lesz szükséged: ezt hívják softphone megoldásnak. A készülék ugyanis már nálad van: céges laptop, mobil, táblagép – bármelyikre rátelepíthető az a szoftver, amin keresztül telefonálhatsz. Innen is az elnevezése: sotfware + telephone = softphone.
De természetesen biztosítunk IP telefonokat, amelyeknek a beüzemelése alig 15 percet vesz igénybe, és már aznap csörgethetitek egymást a kollégákkal, illetve az ügyfelek is elérhetnek.
Fontos tudnod, hogy bármi probléma merül fel az IP telefonnal, cégünk rögtön cseréli, teljesen ingyenesen.
Ez eddig nagyon jól hangzik. Hol van az apróbetűs rész?
Nincs apróbetűs rész. Hűségidő nélkül, fix havi díjas konstrukcióban is házhoz visszük a technológiát és az üzleti előnyöket. De megértjük, ha tartasz még az ismeretlentől, teljesen természetes, ha ragaszkodsz a megszokott rendszerhez. Ezért biztosítunk tesztidőszakot, hogy kipróbáld, valóban szintlépést jelent-e a vállalkozásodnak ez a technológia.
És még egyszer: bármelyik hónapban válthatsz szolgáltatót vagy visszatérhetsz a hagyományos telefonközponthoz, ha nosztalgiázni van kedved és az ügyfeleid türelmét szeretnéd próbára tenni.
Apropó, ügyfelek! Ez a sok új telefonszám nem zavarja meg őket?
Majdnem mindent megváltoztat a VoIP a céges kommunikációban, legalábbis technológiai oldalról.
És ez a változás jó. A vállalkozásod jelenének és jövőjének is: rövid távon hatékonyabb lesz a munkavégzés és elégedettebbek az ügyfelek, hosszú távon pedig komoly versenyelőnyt jelent – ezt hozza házhoz a VoIP.
Ugyanakkor abban egyetértünk, hogy van, ami jó, ha nem változik. A varázsszó: számhordozás. A telefonszámok maradnak. És az ügyfelek is!
Tényleg megéri?
A vállalkozásodnak egyértelműen igen: szintlépést jelent a céges kommunikációban, költséghatékonyabbá válik a céges telefonálás. Ráadásul a céged változásaihoz is könnyen idomul, ami a pandémia árnyékában komoly fegyvertény: bővülő telephelyek hozzáadása, home office kiépítése, a rendszer együtt nő a vállalkozásoddal, sőt, serkenti is ezt a növekedést.
Az ügyfeleidnek is megéri: időt, és őszhajszálakat spórolhatsz meg nekik azzal, hogy mindig jókor vagy jó helyen, akár home office-ban, akár az irodában, könnyen elérhetik a vállalkozásodat.
És végül, de nem utolsó sorban: a környezetnek is megéri.
A home office lehetősége fenntarthatóbbá teszi a munkaerőpiacot, ráadásul az olyan funkciók, mint az online fax vagy a fax-to-email megoldás teljesen papírmentessé teheti az irodát.
Ez a változás jó. A vállalkozásod jelenének és jövőjének is: rövid távon hatékonyabb lesz munkavégzés és elégedettebbek az ügyfelek, hosszú távon pedig komoly versenyelőnyt jelent. Itt az ideje rágyúrni a technológiára, különösen a hibrid munkavégzés elterjedésével.
Mi a legfontosabb a VoIP szolgáltató kiválasztásánál?
Az egyik legfontosabb kérdést hagytuk a végére, zárásként. A technológiai hozzáértés és a gyors beüzemelés egy dolog, a rugalmas tesztidőszak és a költséghatékony árazás egy másik, de a legfontosabb: az azonnali rendelkezésre állást kell tudnia biztosítani, ha bármi probléma felmerül. A technika ördöge nem alszik, ezért VoIP szolgáltatóként mindig résen vagyunk.
Röviden: az ötcsillagos ügyfélszolgálat nagyon fontos szempont. Ott minden maradék kérdésedet maradéktalanul megválaszoljuk, emberi hangon, rekord válaszidejű bejelentkezéssel: felejtsd el a gépi hangot, azt meghagyjuk a terminátornak. Hasta la vista, félbeszakadt vonalak!
