A mai modern üzleti környezetben egyre több cég szembesül azzal a kérdéssel, hogy milyen telefonszámot válasszon. Az idősebb korosztály számára a központi telefonszámok megbízhatóságot sugallnak, míg a felhasználók többsége úgy gondolja, hogy a mobilszámok könnyebb és gyorsabb elérhetőséget tesznek lehetővé. Az ügyfelek megtartása és az ügyfélszerzés pedig központi téma minden cégvezető életében. Most 5 esetet mutatunk be saját ügyfeleink példáján keresztül, hogy lásd, hogyan is segíthet egy felhő alapú IP-alközpont abban, hogy ne veszíts ügyfeleket feleslegesen!
Az online világ előretörésével nemcsak a telefonszám típusa, hanem a hozzá kapcsolódó technológiai megoldások is kulcsfontosságúvá váltak. Esettanulmányunkban öt különböző szektorból, valós példákon keresztül mutatjuk be, hogy a hagyományos kommunikációs módszerek milyen problémákat okozhatnak, és a modern, felhő alapú kommunikációs megoldások, -mint például a softphone technológiája- , miként képesek ezeket orvosolni.
Az elektromos bicikliket árusító kisvállalkozástól kezdve a gyógymasszőrön át, a háziorvosi praxisig számos példán keresztül világítunk rá a telekommunikáció előnyeire és az ezzel kapcsolatos gyakori buktatókra. Fontos számunkra, hogy bemutassuk, hogy a megfelelő technológiai infrastruktúra nélkül a vállalkozások nemcsak hogy elmaradnak versenytársaiktól, de ügyfeleiket is könnyen elveszíthetik.
Célunk, hogy rávilágítsunk: a hatékony ügyfélszolgálat és az elérhetőség biztosítása elengedhetetlen a sikerhez. Készen állsz a változásra?Fedezd fel, hogyan segíthet a H1Komm a digitális kor kihívásainak kezelésében!
1. Az elektromos kerékpárokat forgalmazó üzlet és webáruház
Ez a történet egy elektromos bicikliket árusító üzletről szól, amely mobilszámot használt az ügyfélkommunikációra. Az üzlet igényei között szerepelt egy olyan naptár funkció, amely automatikusan tájékoztatja az ügyfeleket a nyitvatartási intervallumról, továbbá egy üdvözlő üzenetre és két softphone alkalmazásra is szükség volt. Azonban a mobilszám használata problémákat okozott: a hívásátirányításért magas díjakat számolnak fel a mobilszolgáltatók, ami gazdasági hatékonysági kérdéseket vetett fel.
A cég tulajdonosa ragaszkodott a jól megszokott telefonszámhoz, mi azonban egy új földrajzi telefonszám kiosztását javasoltuk, mivel a régi mobilszám nem támogatta a szükséges alközponti szolgáltatásokat.
Tapasztaljuk, hogy sok ügyfél ragaszkodik a jól ismert régi telefonszámához, ami olyan régi szokásokhoz köthetők, mint például a számok megjegyzése. Az idősebb korosztály körében ez egy gyakori trend, azonban az okostelefonok korában ez nem fenntartható, hiszen a modern technológia lehetővé teszi a telefonszámok könnyű tárolását és elérését.
Végül sikerült meggyőznünk az ügyfelet arról, hogy váltson egy új, VOIP alapú földrajzi számra, amely nemcsak gazdaságosabb, hanem több lehetőséget is kínál az ügyfélkommunikáció és a szolgáltatások személyre szabására. Ez a szám könnyen megjegyezhető és nem kötődik körzetszámhoz, ami növeli a cég rugalmasságát és megkönnyíti az ügyfelek számára a kapcsolatfelvételt.
Partnerünk azóta is az általunk javasolt megoldással működteti vállalkozását, és idővel elengedte a régi telefonszámához való kötődést. Azóta nemcsak az ügyfelekkel való kapcsolattartás minősége javult, de bevétele is jelentősen növekedett.
Probléma:
A cég mobiltelefonon fogadta és kezelte a hívásokat, azonban a rendszer nem tette lehetővé a nyitva/zárva tartás kommunikációját, az üdvözlő üzenetek fogadását és a hívások szétválasztását.
Megoldás:
Egy központi alközponti rendszer bevezetésével a cég hatékonyabban kezeli az ügyfelekkel való kapcsolattartást, melynek segítségével javult és hatékonyabbá vált a kommunikáció, és ezzel együtt a működés is.
2. A gyógymasszőr
Gyógymasszőr ügyfelünk, vállalkozásának arculatát és szolgáltatásainak minőségét szerette volna javítani, azonban problémával szembesült: a kezelések alatt nem tudta fogadni a hívásokat, így ügyfeleket veszített.
Mivel a masszázsszalonban több kezelő helyiség működik, a masszőr egy olyan megoldást keresett, amely lehetővé teszi a hívások hatékony kezelését, még akkor is, ha éppen minden terapeuta foglalt.
A megoldás részeként bevezettünk egy modern VOIP alapú kommunikációs rendszert, amely lehetővé teszi a hívások automatikus fogadását és hangbemondásos üdvözlését. Amennyiben minden terapeuta foglalt, a rendszer egy üzenetet játszik le, amely tájékoztatja a hívót arról, hogy minden kolléga dolgozik, de hamarosan visszahívják. Emellett lehetőség nyílt arra is, hogy a szabad terapeuták azonnal fogadhassák a hívást, így növelve az ügyfélkiszolgálás hatékonyságát és csökkentve az ügyfelek várakozási idejét.
Probléma:
Gyógymasszőr ügyfelünk nem tudta a kezelések közben fogadni a hívásokat, ami az ügyfelek elvesztéséhez vezetett, továbbá a hívások kezelése nem volt hatékony a több kezelő helyiségben dolgozó kollégák miatt.
Megoldás:
A bevezetett VOIP alapú rendszer nem csak hogy segített a hívások kezelésében, de emelte a szolgáltatás színvonalát is. Minden hívót automatikusan egy professzionális hangbemondás fogad, tájékoztatva őket a terapeuták elérhetőségéről, vagy arról, hogy hamarosan visszahívják őket. Ez a megoldás jelentősen javította az ügyfélkommunikációt, és növelte az ügyfelek elégedettségét is.
3. A háziorvos
Egy nagy létszámú praxisban dolgozó háziorvos ügyfelünk úgy döntött, hogy megoldást talál arra az időszakra, amikor elutazik, és nem elérhető személyesen. Ennek fő oka, hogy páciensei jelentős része olyan idős betegekből áll, akik jellemzően idősotthonokban tartózkodnak. A lelkiismeretére hallgatva azt szerette volna biztosítani, hogy a betegei ne essenek kétségbe az ő távollétében, hanem pontos és részletes tájékoztatást kapjanak arról, ki helyettesíti őt, továbbá hogyan, és mikor érhetik el.
A háziorvos a mobilszámát átirányította egy általunk kiosztott nomadikus telefonszámra, amelyet egy felhő alapú alközponttal és annak minden funkciójával felruháztunk. Ennek köszönhetően, amikor a betegek hívják, egy hangbemondás fogadja őket, amely részletes tájékoztatást nyújt a helyettes orvosról és annak elérhetőségéről.
Az új rendszer bevezetésével a praxis is elmozdult a hagyományos, papír alapú telefonkönyvektől, amelyek könnyen elveszhetnek vagy elavulhatnak. Helyettük a modern technológiai megoldások kerültek előtérbe, -mint a QR kódok-, amelyekkel a betegek egyszerűen beolvashatják az orvos vagy helyettesének elérhetőségét. Ez a megközelítés nemcsak hogy megbízhatóbb, de hatékonyabb is, hiszen a weboldalak és az egyéb digitális platformok sokkal dinamikusabban kezelhetők, mint a hagyományos nyomtatott média. Szerencsére háziorvos ügyfelünk is nyitott volt a változtatásokra, és azóta sokkal hatékonyabban és könnyebben tudja kezelni pacientúráját.
Probléma:
A háziorvos távollétében a betegek nem kaptak elegendő információt arról, hogy ki és mikor helyettesíti őt, ami stresszhez és bizonytalansághoz vezetetett az idősebb betegek körében. Emiatt orvos ügyfelünk is nyugtalan volt a szabadsága alatt.
Megoldás:
A felhő alapú alközpont bevezetésével, amely a nomadikus számhoz kapcsolódik, a praxis képes minden beteget azonnal tájékoztatni a helyettes orvosról és annak elérhetőségéről. Ezzel a megoldással az orvos biztosította, hogy a betegek mindig kapjanak pontos információt, és csökkentette a praxisban az adminisztratív terheket, miközben javította a betegellátás minőségét.
4. Az autógumi szerviz
Az autógumi szerviz tulajdonosa eredetileg két külön telefonszámot szeretett volna megjeleníteni vállalkozásának weboldalán, hogy növelje az ügyfélszerzés esélyeit. Kezdeti aggodalmai a központi telefonszámokkal kapcsolatban abból fakadtak, hogy úgy érezte, ezek ronthatnak a cég hírnevén. Attól tartott, hogy ha egy számot csak egy személy kezel, akkor potenciális ügyfeleket veszíthet.
Tanácsunkra azonban bevezetett egy automata hangüzenet rendszert, amely jelentősen javította a hívások kezelését, még akkor is, amikor ő vagy munkatársai nem tudták közvetlenül felvenni a telefont. Javasoltuk továbbá, hogy vezessen be egyetlen, központi telefonszámot, amit több munkatárs is képes egyszerre kezelni. Ez a megoldás maximalizálta az ügyfélszolgálat hatékonyságát és minimalizálta a hívások elvesztésének kockázatát.
Ügyfelünk a mobilszámát átirányította egy általunk kiosztott nomadikus telefonszámra, amely egy felhő alapú alközponttal van felszerelve. Ennek eredményeként, amikor ügyfelek hívják az autószervizt, egy automata hangüzenet fogadja őket, ami részletes tájékoztatást nyújt arról, hogyan juthatnak segítséghez. Ez az integrált kommunikációs megoldás nemcsak hogy javította az ügyfélélményt, de erősítette a vállalkozás hírnevét is.
Probléma:
Az autógumi szerviz több telefonszámon is elérhető volt, ami zavaró az ügyfelek számára, és nem garantálta a hívások hatékony kezelését, főleg csúcsidőben.
Megoldás:
Az automata hangüzenet rendszer bevezetése és a központi telefonszám használata egyetlen platformon keresztül tette lehetővé, hogy a szerviz mindig elérhető legyen ügyfelei számára, még akkor is, ha éppen minden munkatárs foglalt. Ez a megoldás nemcsak hogy növelte a forgalmat, de hozzájárult az ügyfél nyugalmához is, tudván, hogy nem veszít hívásokat.
5. A tetőfedő
Tetőfedéssel foglalkozó ügyfelünk azzal a problémával szembesült, hogy a non-stop, hétvégi munkavégzés mellett nem mindig képes pontosan feljegyezni a beérkező megbízásokat. Az e-mailen keresztüli ajánlatkérést nem részesítette előnyben, így alternatív megoldást keresett a hívások kezelésére.
Kezdetben több telefonszámot is szeretett volna megjeleníteni a weboldalon, abban a reményben, hogy ha az ügyfél az egyiket nem tudja elérni, akkor a másikat felhívja. Ez azonban nem bizonyult hatékony megoldásnak, hiszen inkább zavart okozott, mint hogy segített volna az ügyfélkiszolgálásban.
Javaslatunkra partnerünk egyetlen, központi telefonszámot helyezett el a weboldalán, amit egy felhő alapú alközponttal és annak funkcióival ruháztunk fel. Ezt a számot bármikor hívhatják az ügyfelek, és a rendszer úgy van beállítva, hogy ha több munkatárs is dolgozik, akkor bármelyikük fogadhatja a hívást. Az automatikus hangüzenet rendszer nem csak hogy profizmust sugall, de segít abban is, hogy az ügyfelek ne érezzék magukat elhanyagolva, ha éppen senki nem tudja közvetlenül felvenni a telefont.
Probléma:
Tetőfedéssel foglalkozó ügyfelünk nem tudta kezelni a hívásokat a 0-24 órás munkarend mellett, ami a megbízások elvesztéséhez vezetett.
Megloldás:
A felhő alapú alközponti rendszerrel és egy központi telefonszámmal ügyfelünk optimalizálta a hívások kezelését, növelte az ügyfélszerzés esélyeit és a megbízások számát, miközben biztosította, hogy az ügyfelek mindig tájékoztatást megkapjanak a tetőfedés folyamatáról, még akkor is, ha éppen nem tudják közvetlenül elérni a szolgáltatást.
Egyértelmű, hogy az ügyfelekkel való hatékony kommunikáció kulcsfontosságú minden vállalkozás számára. Azonban ha nem haladunk a korral, akkor könnyen elveszíthetjük ügyfeleinket, és ezzel együtt üzleti lehetőségeinket is. A digitális világban való túléléshez és fejlődéshez elengedhetetlen, hogy vállalkozásunk alkalmazkodjon az új trendekhez és technológiákhoz.
Az esettanulmányaink által bemutatott példák azt mutatják, hogy a korábbi, hagyományos üzleti modellek és kommunikációs eszközök már nem elegendők. Az üzleti sikerhez fontos az ügyfelek számára könnyen elérhető és hatékony kommunikációs csatornák biztosítása.
A felhő alapú megoldások, -mint például a H1 Komm által kínált softphone-, segíthetnek az ügyfélélmény növelésében. Az ilyen megoldások lehetővé teszik, hogy rugalmasan és hatékonyan kezeld a bejövő hívásokat, emellett pedig segíti a csapatmunka optimalizálását és a munkahelyi stressz csökkentését is.
Digitalizáld vállalkozásodat, és tűnj ki a többiek közül! Mi segítünk megvalósítani elképzeléseidet- keress minket bizalommal!
